Jouw reisplan COVID-19-proof maken: alle COVID-19 reis(beleid)updates op een rijtje

Welke aanpassingen in het reisplan moeten er door COVID-19 worden doorgevoerd en hoe doe je dat?

De essentie van zakelijk reizen is tijdens de Coronacrisis onveranderd gebleven: efficiëntie en veilige zakenreizen conform het reisbeleid. Inhoudelijk en in de details is er echter veel veranderd. In deze blog zetten we op een rijtje wat er precies veranderd moet worden en geven we tips over hoe jij dit vanuit HR het beste door kunt voeren.

Wat schreven we al over COVID-19 en het reisbeleid?

We hebben al behoorlijk wat geschreven over reizen tijdens COVID-19, een zakelijk reisbeleid, veilig op reis en reisplannen. Laten we dat eerst even bekijken, om het geheugen weer even op te frissen.

First things first: begin 2019 schreven we een uitgebreide blog over wat een reisbeleid precies inhoudt en waarom jij er eentje nodig hebt. En niet onbelangrijk: in deze blog geven wij tips over hoe jij er eentje opstelt. Ben je dus nog niet echt thuis in de wereld van het reisbeleid? Check deze blog dan eerst.

In datzelfde jaar schreven we een blog over de Duty of Care of ‘zorgplicht’ die een werkgever voor  een werknemer heeft. In deze blog leggen we uit waarom elke HR-afdeling hier bekend mee moet zijn. Vooral in deze gekke tijden is een Duty of Care steeds belangrijker, omdat het welzijn van werknemers nóg belangrijker is geworden. Overweeg een samenwerking met een Duty of Care aanbieder door middel van een track & trace- proactieve ondersteuning.

Halverwege 2020, toen COVID-19 net een paar maanden in Europa was, voerden we een wereldwijde enquête uit over de effecten op het zakelijke reizen. Hier bleek bijvoorbeeld uit dat 56% van de ondervraagde Europese bedrijven hun reisbeleid aan ging passen. In de blog lees je de andere bevindingen en over het effect van COVID-19 op reizen en het reisbeleid.

Begin 2021 publiceerden we een blog over wat je kunt verwachten van zakelijk reizen in 2021. Hoewel dit anno 2022 niet meer actueel lijkt, geeft deze blog een mooi overzicht van de kernwoorden over het zakelijk reizen vorig jaar. Zo leggen we uit wat wij onder kwaliteit verstaan en hoe wij dit garanderen.

Wat doen wij precies in een crisissituatie en hoe pakken wij dit op? Hier besteedden we ook aandacht aan. In de blog over crisissituaties legden we uit wat noodsituaties precies zijn en gaven we wat handige tips en voorbeelden

In mei dit jaar schreven we een blog over het post-COVID-19 reisplan, waarin wij uitlegden hoe reizigers straks weer veilig op reis konden. Hierin leggen we uit hoe zo’n plan eruit ziet en wat de benodigdheden zijn.

In de blog over duurzame inzetbaarheid schreven we over wat er veranderd is tijdens de Coronacrisis, welke trends er te spotten zijn en wat de meerwaarde is van duurzame inzetbaarheid. Ook hadden we het hier over hoe je deze inzetbaarheid precies kunt sturen.

Welke aanpassingen moeten er gemaakt worden in het reisbeleid door COVID?

• Aanpassing pre-trip planning: het organiseren van een zakenreis vereist iets meer tijd en vooral zorg. Welke documenten zijn er nodig? Kan er wel naar de bestemming worden gevlogen? Is het wel mogelijk en veilig? Lees in deze blog hoe wij nét dat ene stapje extra zetten.

• Reizigers proactief voorzien van informatie en reisadvies: wie gaat er op onderzoek uit om te kijken welk reisadvies er geldt en wat er nodig is om op reis te gaan? Dit was pre-COVID-19 geen lastige klus en hier waren simpele en duidelijke regels voor, maar post-COVID-19 is dit toch wat lastiger. Lees in deze blog wat de beste manieren zijn om op de hoogte te blijven van reisupdates.

• Calamiteitenplan/noodactie opnemen in reisbeleid: een begrip wat niet ongenoemd kan blijven: het calamiteitenplan, oftewel een plan voor calamiteiten zoals aardbevingen, terroristische dreigingen of pandemieën (zoals COVID-19). In de blog over het calamiteitenplan legden we precies uit wat een calamiteitenplan is en waarom bedrijven er eentje nodig hebben. Uit deze blog blijkt ook waarom het hebben van een calamiteitenplan als onderdeel van je reisbeleid van essentieel belang is.

• Lokale ondersteuning in kaart brengen: eenmaal aangekomen op plaats van bestemming houdt de zorg natuurlijk niet op. Wat als er iets gebeurt? Wie is er dan beschikbaar ter ondersteuning? Daarom is het belangrijk om in het reisbeleid op te nemen hoe de lokale ondersteuning eruit ziet.

• Centralisatie reizen (handhaving, traceren en anticiperen): in onze blog over centralisatie vs decentralisatie hadden we het al over het verschil tussen het centraal regelen van een zakelijke reis, door 1 persoon/afdeling, of juist de zelfredzaamheid van de reiziger, die met allerlei verschillende afdelingen contact heeft. In het geval van het reisbeleid in het licht van COVID-19 kan het handig zijn om centralisatie door te voeren. Dan hoeft maar één partij zich te ontfermen over de handhaving, het traceren en anticiperen. Welke keuze je hier ook in maakt, zorg ervoor dat je er wel iets over opneemt in je reisbeleid.

• Duurzaamheidsthema’s opnemen: bewustzijn over duurzaamheid groeit, zo blijkt keer op keer. In een van de laatste blogs van 2021 keken we al naar het groeiende bewustzijn en de invloed hiervan op de zakelijke reiswereld. Neem duurzaamheidsthema’s daarom zeker op in je reisbeleid.

Hoe kan je dit als HR-afdeling zo goed mogelijk doorvoeren?

Onze 4 tips om dit als HR-afdeling zo goed mogelijk te implementeren:

1. Betrek alle afdelingen. HR is de drijvende factor achter een reisbeleid, maar alle afdelingen zijn nodig om de valkuilen van het opstellen en bijschaven van een reisbeleid te voorkomen.

2. Maak een inventarisatie van reisgedrag en risicoanalyse: reisstatistieken zijn essentieel voor de HR-afdeling, zo stelden we al in de blog over reisstatistieken in 2019. Met duidelijk inzicht in reisstatistieken zoals reisfrequentie, bestemming, kosten, etc. + een grondige inventarisatie van de risico’s, baseer je je keuzes op harde feiten. Zo kan je veel zekerder van je zaak zijn.

3. Presenteer het beleid zo aantrekkelijk mogelijk: in feite komt het reisbeleid neer op lappen tekst en regels. Klinkt niet zo spannend, maar de implementatie en de praktische uitvoering is natuurlijk wél hartstikke interessant. Presenteer het beleid dus zo aantrekkelijk mogelijk. Inspiratie nodig? Check onze blog over de rol van het reisbeleid in het onboardingsproces, een van de best gelezen blogs van 2021 waarin we 3 ideetjes geven om het reisbeleid creatief en interessant te presenteren.

4. Monitor het beleid regelmatig en stuur het eventueel bij: dynamische tijden vragen om een dynamische houding. Maak van het reisbeleid een punt. Zet het op de agenda bij management meetings en maak aantekeningen in je agenda/kalender, om er regelmatig op te kunnen reflecteren en het dan ook bij te schaven indien nodig.