Welcome on board! Het belang van een goed onboardingsproces en de rol van zakelijk reizen hierin

De aankondigingen van nieuwe personeelsleden; LinkedIn staat er vol mee. Al eerder bespraken we de impact van personeelswisselingen op jouw organisatie. Je wilt na zo’n wisseling natuurlijk dat een nieuw personeelslid zich thuis voelt. 

Hoe kan dat beter dan met een goed onboardingsproces? In deze blog bespreken we wat het is, welke rol reismanagement hierin kan spelen en welke positieve invloed dit kan hebben op jouw bedrijf.

Het belang van goede onboarding

Onboarding is het begeleiden van nieuwe medewerkers zodat zij op een effectieve en efficiënte manier kennismaken met de organisatie, werkwijzen en procedures. Als dit goed gedaan wordt, is de kans groter dat de medewerker bij jouw organisatie blijft. Heel belangrijk en nuttig dus! 

Volgens Glassdoor kan een goed onboardingsproces voor wel 82% meer ‘nieuwe werknemer retentie’ zorgen, wat inhoudt dat aanzienlijk meer nieuwe werknemers blijven hangen. Ook zorgt het voor 70% meer productiviteit van de nieuwe werknemers. Heb je geen (sterk) onboardingsproces? Dan vertrouwen de nieuwe werknemers je minder en is er een kleinere kans dat zij langer dan een jaar bij het bedrijf blijven.

Nieuwe werknemers aannemen is kostbaar. Dat is de HR-afdeling wel bekend. Je moet denken aan de kosten voor het aannemen van een nieuw persoon, van de tijd die er gaat zitten in het schrijven van de vacature tot alle sollicitatiegesprekken en de kosten voor eventuele recruiters. Daar komen de salariskosten en trainingskosten nog bij. Met een goed onboardingsproces verhoog jij de kans dat een nieuwe werknemer ook echt bij jouw organisatie blijft. Goede onboarding is dus ontzettend belangrijk!

Hoe ziet een goed onboardingsproces er uit?

Hoe een goed onboardingsproces eruit ziet, is lastig globaal te zeggen. Het hangt onder andere van de bedrijfscultuur en de functie af. Het uitgangspunt is dat de werknemers zich begrepen, betrokken, welkom en gehoord voelen. Online zijn allerlei downloadbare documenten te vinden om je te ondersteunen, bijvoorbeeld een ‘new hire onboarding checklist’ of een ‘HR onboarding checklist’.

Belangrijk is dat jij dit personaliseert en vanuit de organisatie denkt. Vergeet ook niet om de processen te evalueren en te herzien, naarmate er meer nieuwe werknemers zijn aangenomen. De templates zijn een goed startpunt, maar onderschat het belang van optimalisatie en reflectie niet.

De rol van reismanagement in het onboardingsproces

Reismanagement kan een onderdeel zijn van het onboardingsproces. Dit wordt nogal eens vergeten tijdens de onboarding van een nieuwe medewerker. Het reisbeleid wordt niet of te beknopt onder de aandacht gebracht. En dat is zonde. 

Door het goed te benoemen hebben de nieuwe medewerkers een veel beter beeld bij de rol van zakelijk reizen binnen de organisatie, de processen die hierbij komen kijken en de aandachtspunten. Dit schept duidelijkheid en begrip.

Ook is een goed reisbeleid een manier om je te onderscheiden van de concurrentie. Je laat hiermee zien dat je om de werknemers geeft. In deze blog lees je meer over waarom je niet meer zonder een reisbeleid kunt en hoe jij er eentje opstelt. Als je dan zoveel moeite hebt gedaan om een goed reisbeleid op te stellen, dan is het zonde als deze onderbelicht blijft. Het draagt namelijk bij aan een sterker imago en laat een positieve indruk achter op de werknemer.

Hoe breng je reismanagement onder de aandacht?

Er zijn een aantal manieren waarop jij reismanagement deel uit kunt laten maken van een onboardingsproces. We geven hier een aantal voorbeelden. Maar vergeet niet: een goed onboardingsproces is gepersonaliseerd en toegespitst op jouw organisatie en (nieuwe) werknemers. Gebruik het dus als voorbeeld, maar pin je er niet op vast.

1. Puntsgewijs doorspreken van het reisbeleid. In een meeting zou je kunnen toelichten hoe het reisbeleid in elkaar steekt. Je kunt uitleggen aan de nieuwe medewerkers waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt en wat de implicaties voor hen zijn. Leg bijvoorbeeld uit waarom jullie ervoor hebben gekozen om zo min mogelijk tussenstops voor de zakelijke reizigers te wensen en leg uit wanneer mensen wél een tussenstop mogen hebben - als dit immers deel uitmaakt van het reisbeleid. Je kunt ervoor kiezen om het reisbeleid er gewoon bij te pakken of om de belangrijkste punten op te nemen in een presentatie met slides.

2. Demonstratie van het boekingsproces. Boeken de zakelijke reizigers zelf via de portal, wordt dit veelal geregeld door een travel manager binnen het bedrijf, is de HR-afdeling hier verantwoordelijk voor of hebben de reizigers alleen contact met een zakelijke reisorganisatie zoals UNIGLOBE Two Travel? Je vindt meer informatie over centralisatie versus decentralisatie in onze eerdere blog. En afhankelijk van het boekingsproces kun je een demonstratie geven. Dit lijkt op een presentatie van het reisbeleid, maar dan is het een stuk praktischer. Het geeft de nieuwe werknemers daarmee meer inzicht in de daadwerkelijke uitvoering en uiting van het reisbeleid. Een combinatie van punt 1 en punt 2 is daarom ook mogelijk.

3. Voorbeelden geven van zakelijke reizen. Om het nóg praktischer en tastbaarder te maken, zou je voorbeelden van zakelijke reizen te geven. Dit kan op allerlei verschillende manieren. Denk aan een verzameling van de foto’s van zakelijke reizen, een overzicht van de zakelijke reizen binnen het bedrijf in een bepaalde periode of misschien andere cijfers. Om het interactiever te maken zou je ook een huidige werknemer kunnen uitnodigen om iets te komen vertellen over een zakelijke reis die hij/zij heeft gemaakt. Zoals we al zeiden: the sky is the limit!

Nog niet helemaal overtuigd van jouw reisbeleid of weet je niet zo goed hoe je dit het beste kunt presenteren aan jouw nieuwe werknemers?
Neem even contact met ons op en dan denken wij graag met je mee!