Heb jij al een calamiteitenplan? Alle ins en outs

Het zijn aparte tijden. Waar voorheen alles prima geregeld was, kan je in de huidige tijd voor verrassingen komen te staan. Daarom scherpen veel bedrijven hun calamiteitenplan aan. Wil jij niet voor verrassingen komen te staan? In deze blog lees je hoe jij jouw bedrijf het beste voorbereidt op reizen tijdens en na COVID-19.

Waarom heb je een calamiteitenplan nodig?

Een calamiteitenplan is een protocol voor (zakelijk) reizen. Je kan je voorstellen dat je in deze huidige tijd met reizen goed voorbereid moet zijn. Dit geldt uiteraard ook voor je bedrijf. Dagelijks adviseren en helpen wij bedrijven hiermee. Het is belangrijk dat jij en jouw werknemers weten wat ze te wachten staan, hoe te handelen en hoe te reageren in bepaalde situaties. Tijdens het reizen en bij aankomst/verblijf op de bestemming is het dan ook handig als zij weten wat te doen en alle benodigdheden op een rijtje hebben.

Hoe ziet een zakenreisbeleid eruit?

Om het overzicht te behouden binnen jouw bedrijf is het belangrijk om een beleid te hanteren. Zo ook voor het zakenreizen. Hoe wordt er bijvoorbeeld omgegaan met verhoogde veiligheidsrisico’s? Wordt de zorgplicht in de praktijk ook nageleefd door de werkgever? Hoe kunnen de reizigers prettig reizen en op een bestemming verblijven, terwijl de kosten inzichtelijk en beheersbaar blijven?

In het reisbeleid worden de richtlijnen omschreven waar de zakenreiziger en de werkgever zich aan dienen te houden. Enkele voorbeelden hiervan zijn richtlijnen voor vliegreizen en regels voor hotelovernachtingen, autohuur en transfers. Door deze richtlijnen en regels vast te leggen, wordt het voor de medewerkers die op zakenreis gaan duidelijk wat er van hen wordt verwacht en waar zij rekening mee dienen te houden.

Hoe stel je een calamiteitenplan op?

Een calamiteitenplan bestaat sowieso uit drie onderdelen:

1. Risico’s voor het bedrijf: wat zijn de risico’s precies? Heeft dit te maken met politieke instabiliteit, onbekendheid met de bestemming, vermoeidheid na een vlucht of misschien wel de veiligheidsondersteuning in een bepaald land? Breng dit in kaart.

2. Betrokkenen en rollen: wie voert wat uit wanneer een calamiteit zich voordoet? Welke stappen worden ondernomen?

3. Nood-actieplan: wat gebeurt er exact en in welke volgorde? Dit hangt nauw samen met de betrokkenen en rollen, aangezien elke actie door een bepaald persoon of een bepaalde afdeling geregeld moet worden.

Baseer jouw plan op realistische en daadwerkelijke risico’s die (zakelijke) reizigers kunnen ervaren. Zo is het plan het meest zinvol. Blijf het plan ook updaten; heeft zich een calamiteit voorgedaan en is het plan in werking gezet? Reflecteer dan na de calamiteit op het plan en kijk wat je aan kunt scherpen.

Hoe beperk jij de risico’s?

Je kunt altijd te maken krijgen met een calamiteit. Denk aan een gemiste vlucht of wanneer er geen lokale hulp wordt verleend. Om deze noodsituaties te voorkomen, is het belangrijk om een calamiteitenplan op te stellen. Wat al ontzettend kan helpen bij het calamiteitenplan is de optie om een nooddienst bij calamiteiten te kunnen gebruiken. Vind jij het ook een prettig gevoel dat reizigers gebruik kunnen maken van de nooddienst? En wil jij de risico’s beperken zodra jij het zakelijk reizen (weer) volledig hebt opgepakt? Boek dan via Uniglobe Two Travel. 

Kan jij wel wat hulp gebruiken met het opstellen of het aanpassen van jouw calamiteitenplan? Wij helpen je graag! Je kunt hier contact met ons opnemen.

#TravelWell