Waarom elke HR-afdeling bekend moet zijn met Duty of Care

Wist je dat het bedrijf aansprakelijk is als er tijdens een zakenreis iets gebeurt met de werknemer? De consequenties kunnen overwelmend zijn. Gelukkig kan het bedrijf zich van tevoren indekken: met een goede Duty of Care. Wat is Duty of Care en hoe werkt dat precies?

Wat is Duty of Care en waarom is het belangrijk?

Duty of Care betekent letterlijk “zorgplicht”. Hierover wordt steeds meer wettelijk vastgelegd. Als een werknemer op zakenreis is, is de werkgever aansprakelijk. Veel bedrijven beseffen dit niet, maar het kan enorme consequenties hebben.

Aan de ene kant heb je het morele aspect: het bedrijf laat zien dat het om de werknemers geeft door een goede Duty of Care. Een goed beleid toont aan dat het bedrijf ook zorg draagt voor het welzijn van de werknemer, wat goed is voor het imago. Aan de andere kant hebben we natuurlijk het juridische gedeelte. Wie draait er voor de kosten op als er iets gebeurt, bijvoorbeeld als een werknemer overlijdt op reis (oftewel, tijdens werktijd)? Dit zijn geen leuke dingen, maar ze zijn wel essentieel.

Duty of Care is dus belangrijk om een sterk imago op te bouwen en als bedrijf financiële risico's te beperken. Maar er is meer. Als een werknemer in een risicogebied moet werken, is het logisch dat hij of zij zich niet helemaal comfortabel voelt. Dit heeft effect op het werk; de werknemer werkt onder bepaalde druk.

Wat zijn risicogebieden?

Bij risicogebieden denk je misschien direct aan gebieden met terroristische dreiging, maar er is meer. Bepaalde landen of steden zijn ook gewoon onveilig, zoals sommige landen in Afrika of Zuid-Amerika (Mali, Nigeria, etcetera). Denk aan kapingen op schepen, waarbij vervolgens losgeld wordt gevraagd. Dit zijn landen waar de werknemer van het vliegveld wordt gehaald en naar de locatie wordt gebracht. Tot slot zijn er risicogebieden qua gezondheid, zoals landen met exotische virussen en ziekten (bijvoorbeeld Thailand).

Risicogebieden zijn vanzelfsprekend gebieden waar de werknemer zich niet helemaal op zijn of haar gemak voelt en waar extra aandacht nodig is. In het reisbeleid kun je de risicogebieden definiëren en onderscheiden op risiconiveau met vermelding van de gepaste gezondheids- en veiligheidsmaatregelen.

Maar mocht er toch wat zijn, hoe regel je dat dan?

Je kunt niet alle narigheid voorkomen. Helaas komen calamiteiten voor, zoals een vulkaanuitbarsting of een terroristische aanslag. Duty of Care komt dan van pas op drie gebieden.Ten eerste wordt de werknemer gelokaliseerd. Wij van UNIGLOBE Two Travel weten in welk hotel iemand verblijft en wanneer de terugvlucht is. Wij sturen al die data dagelijks door naar een organisatie die gespecialiseerd is in risicomanagement, zoals CAP of SOS International. Deze organisaties gaan veel verder dan een gewone reisverzekering.

Vervolgens worden de werknemers geïnformeerd. Als de vlucht in geding komt, is het van groot belang dat deze mensen een melding krijgen. CAP en SOS International informeren mensen pro-actief over de lokale ontwikkelingen.

Welke afspraken je maakt, verschilt per bedrijf. Sommige bedrijven hebben ook nog het ondersteunende aspect. Dan worden de werknemers lokaal ondersteund. De Duty of Care provider weet wereldwijd waar de calamiteiten zijn en gaat aan de slag op locatie. Zo heeft CAP in het verleden een hele evacuatie opgezet in het Caribisch gebied, na een verwoestende storm. UNIGLOBE Two Travel en de overige betrokkenen worden te allen tijde op de hoogte gehouden, maar is UNIGLOBE Two Travel is juridisch geen partij in deze. Een contract met CAP wordt namelijk direct met de werkgever (opdrachtgever) afgesloten.

Wat kun je vooraf doen om je in te dekken?

Een goede voorbereiding is het halve werk, dus wat kan het bedrijf van tevoren doen? Voor een goede Duty of Care zorgen! De eerste aanzet moet van het bedrijf komen. Zoals eerder gezegd kun je je reisbeleid aanpassen, waarmee je risico’s kunt vermijden of enorm kunt beperken.

In het reisbeleid staan ook procedures voor tijdens de reis. Wie belt waarheen in nood of is mailen beter? Dit is allemaal aan de achterkant geregeld.

De reiziger kan zich van tevoren ook goed indekken. Als reiziger moet je goed op de hoogte zijn van de risico’s en het reisbeleid volgen. Klinkt logisch, maar een fout is snel gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan een meldingsplicht in het reisbeleid. Dat betekent dat je alle risico’s moet melden. Stel dat je in Brazilië geprikt wordt door een mug, maar dat je denkt dat het niks is en het niet tegen je werkgever zegt. Mocht het dan wél een mug met gevaarlijke ziekte zijn, dan is de werkgever uiteindelijk aansprakelijk. Als reiziger is het dus belangrijk dat je continu logisch nadenkt.

Je weet nu wat Duty of Care is en waarom het relevant is. We snappen dat het misschien niet helemaal duidelijk is of dat maatwerk gewenst is. Je kunt altijd even contact opnemen met ons als je vragen hebt, we helpen je graag.
Want onderschat het belang van Duty of Care alsjeblieft niet!