Two Travel
Een comfortabel reisbeleid met de ‘Schijf van 5’
October 20, 2021
Een reisbeleid is een ‘levend’ document. Het is de kunst om het zo te presenteren dat het kort, krachtig en modern is. Wanneer je jouw reisbeleid aan de hand van de ‘Schijf van 5’ opstelt, wordt het reizen makkelijker, duidelijker en overzichtelijker. In deze blog lees je hoe deze methode werkt en hoe je deze kunt toepassen binnen jouw organisatie.
Schijf 1: Doelstelling
Het opstellen van een reisbeleid biedt zowel voordelen voor de reiziger als voor de gehele organisatie, omdat het positief bijdraagt aan de realisatie van jouw bedrijfsvisie. Dit is alleen succesvol als er heldere doelstellingen worden geformuleerd. Je kunt hierbij denken aan:
- Optimalisatie van veiligheid en welzijn van reizigers
- Beheren en beheersen van reis- en verblijfkosten
- Besparen van reiskosten in een steeds ondoorzichtiger en versnipperd aanbod
- Procesoptimalisatie (van boeking tot declaratie)
- Verhoging aandeel duurzaam reizen
Welke doelstelling(en) jij opstelt, hangt af van jouw bedrijfscultuur en bedrijfsplan. Het gaat niet alleen om de beheersing van de kosten, maar vooral ook om het welzijn van de medewerker en reiziger.
Schijf 2: Draagvlak
Zorg voor een aantrekkelijk, vooruitstrevend en comfortabel reisbeleid. Betrek de reizigers en leg ze geen beperkingen op maar draag zorg voor vrije keuzes waarin reizigers zich prettig voelen. Breng alle invalshoeken in kaart en balanceer de belangen van alle betrokken afdelingen. Het reisbeleid zal gedragen en ondersteund moeten worden door de directie. Het uiteindelijke plan zal helder moeten worden gecommuniceerd naar alle betrokkenen. Schijf 2 bevat de onmisbare elementen:
- Betrokkenheid gehele organisatie
- Inventarisatie reisgedrag en reisrisico’s
- Omarm wensen en verwachtingen
- Acceptatiegraad (kans van slagen)
- Communicatie
Schijf 3: Aspecten reisbeleid
De gestelde organisatiedoelen die je in schrijf 1 hebt geformuleerd, dienen als basis voor het opstellen
van richtlijnen. Je inventariseert van welke diensten en producten allemaal gebruik wordt gemaakt, zodat je hiervan de kaders kunt omschrijven in het beleid. Alle reis aspecten worden omschreven. Hierbij let je op kosten en processen, de beste kwaliteit verhouding en zorgplicht voor de reiziger. Bij centralisatie van zakenreizen kan het reisbeleid daadwerkelijk worden nageleefd en gemonitord en krijg je grip op zakenreizen! Onmisbare elementen van schijf 3:
- Omarm totaaloplossing
- Vind inspiratie per reissegment
- Reisrisicobeleid / calamiteitenplan
- Integrale optimalisatie (van boekingsproces tot declaratie)
Schijf 4: Duurzaamheid
Hoe kun je effectief zakenreizen verduurzamen? Veel bedrijven willen werken aan het verduurzamen van het reisbeleid, maar zijn vooral zoekende naar concrete stappen. Ervaring leert dat de volgorde van de sturing plaatsvindt op: kosten, reistijd en comfort, voorkeur luchtvaartmaatschappij en duurzaamheid. Sturingsmogelijkheden voor een duurzaam reisbeleid kunnen zijn:
- Duurzame alternatieven in de pre-trip planning
- Specifieke doelstellingen voor CO2-reductie in zakenreizen
- Monitoring CO2 rapportages
- CO2-compensatie voor ecologische voetafdruk
Schijf 5: Monitoring
Wanneer je grip wilt krijgen en houden op de zakenreizen, zul je je reisbeleid up-to-date moeten houden. Kijk naar trends en ontwikkelingen in de markt, blijf meten of het reisbeleid wordt nageleefd en zorg ervoor dat de rolverdeling duidelijk is. Monitoren doe je zo:
- Rolverdeling
- Naleving
- Aan- en bijsturing
- Evalueer en verbeter
Ben je een travel manager, zakenreiziger, HR verantwoordelijke of inkoper? Denk je dat jouw organisatie de zakenreizen en/of het reisbeleid wel eens onder de loep kan nemen? Neem contact met ons op!
Categories:blogs two travel