Hoe beheers je jouw reiskosten?

Reizen kost geld, maar liever niet meer dan noodzakelijk. Het beheersen van reiskosten om binnen budget te blijven, is daarom een belangrijk aspect van het zakenreizen. Wij geven je een paar handige tips om je reiskosten effectief te beheren en inzichtelijk te houden.

Maak een reisbudget
Begin altijd met het opstellen van een duidelijk reisbudget voordat je begint met het plannen van een reis. Definieer de maximale bedragen die je bereid bent uit te geven aan hotels, vluchten, transport en eten en kijk daarna pas naar de mogelijkheden. Zo blijf je sneller binnen je financiële grenzen. Werk je niet met een budget, zorg dan voor een helder reisbeleid, ook zo voorkom je exceptionele uitgaven.

Plan vooruit
Vroeg boeken loont vaak, vooral bij hotels. Door vooruit te plannen kun je profiteren van lagere tarieven, betere deals en heb je meer tijd om te zoeken naar de beste opties en prijs-kwaliteitverhoudingen.

Hanteer een duidelijk reisbeleid
Met een duidelijk reisbeleid weten je medewerkers op reis altijd waar ze aan toe zijn en wat wel en niet binnen de richtlijnen en limieten valt. Stel goedkeuringsprocedures in om ervoor te zorgen dat reizen binnen de gestelde budgetten blijven en uitzonderingen alleen worden gehonoreerd als ze te rechtvaardigen zijn, bijvoorbeeld als het van groot belang is om een specifieke klantrelatie in stand te houden of de reis daardoor efficiënter wordt en uiteindelijk ook tijd/geld mee bespaard wordt

Bewaar bonnetjes en facturen
Voor transparantie in gemaakte kosten zijn bonnetjes en facturen van essentieel belang. Moedig medewerkers dus altijd aan om deze zoveel mogelijk op te vragen en uiteraard te bewaren. Dit maakt het ook makkelijker om onkostendeclaraties op een later tijdstip in te dienen. Er zijn ook handige apps waarmee je bonnetjes digitaal kan opslaan zodat je ze niet meer kwijt kan raken.

Sluit je aan bij loyaliteitsprogramma’s
Veel luchtvaartmaatschappijen en hotels hebben hun eigen loyaliteitsprogramma’s: een beloningssysteem voor trouwe en terugkerende klanten. Schrijf je hier altijd voor in en verzamel op die manier punten voor bijvoorbeeld gratis overnachtingen, upgrades naar Business Class of andere voordelen.

Overweeg alternatieven
Je hebt een bepaalde reis in je hoofd, maar die blijkt erg duur uit te vallen. Kijk dan altijd naar alternatieve reisroutes of accommodaties. Wellicht kun je met een korte overstap veel geld besparen t.o.v. een directe vlucht, of loont het om een hotel te kiezen dat net twee metrohaltes verder van de conferentielocatie ligt of zelfs goedkope/gratis transfers aanbiedt.

Beheer maaltijd- en transportkosten
Het totaal van restaurantbonnetjes en taxiritten kan al snel hoog oplopen. Overweeg om te eten in restaurants buiten toeristische gebieden of om maaltijden te laten bezorgen in het hotel. Maak gebruik van openbaar vervoer of kies een Uber, die zijn vaak goedkoper dan een taxi.

Evalueer en analyseer
Neem na een reis altijd de tijd om inzicht te krijgen in de gemaakte kosten en te kijken waar eventueel een volgende keer besparingen mogelijk zijn. Identificeer patronen en trends die kunnen helpen bij het verbeteren van het reisbeheer en het verminderen van de kosten.

Wil je meer specifieke informatie en advies met betrekking tot het beheren van je reiskosten bij het boeken van zakelijke reizen. Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag!