Reisbeleid onder de loep

Een goed reisbeleid is van essentieel belang voor jouw organisatie. Maar waar moet zo’n beleid aan voldoen? En wanneer is het tijd om jouw reisbeleid weer eens onder de loep te nemen? Collega Elvira Lammers, sales accountmanager bij Uniglobe Two Travel, vertelt en geeft handige tips.

Een reisbeleid moet de cultuur van jouw organisatie weerspiegelen en dient de reizigers en overige betrokkenen te helpen begrijpen waarom deze richtlijnen zijn opgesteld. Het is belangrijk om je reisbeleid up-to-date te houden en je documentatie aan te passen bij nieuwe trends en ontwikkelingen of bijvoorbeeld bij aangepaste bedrijfsdoelstellingen. Elvira: “Denk hierbij bijvoorbeeld aan post-covid reisbeleid, de intentie om duurzamer te reizen en online boeken. Het is handig om van tevoren goed af te spreken wie er verantwoordelijk is voor het reisbeleid en dus de documenten actueel houdt.”

Succesvol reisbeleid
Welke afspraken er in jouw reisbeleid staan, hangt natuurlijk af van de organisatie waar je voor werkt. Toch kun je de kans op een succesvol reisbeleid volgens Elvira vergroten door de volgende 5 stappen te doorlopen.

Doelen definiëren
Het is van belang om doelstellingen te formuleren als leidraad voor het opzetten van een reisbeleid. Waarom stel je een reisbeleid op en wat draagt het bij aan de gehele organisatie? Denk hierbij bijvoorbeeld aan het optimaliseren van de veiligheid en welzijn van reizigers, het beheren en beheersen van reis- en verblijfkosten, verlagen van CO2 uitstoot, maar ook procesoptimalisatie zoals een efficiënter boekingsproces (denk aan bv. integratie gepersonaliseerd online bookingsplatform).

Geef de reiziger opties
Een reisbeleid moet mogelijkheden bieden voor de reizigers en bevat dus het liefst zo min mogelijk beperkingen. Geef de reiziger keuze en bepaal boekingsautorisatie (boekt een travel manager of mag de reiziger zelf boeken). Een reisbeleid moet aantrekkelijk, vooruitstrevend en comfortabel zijn. Het is belangrijk de nadruk te leggen op wat wel mag en niet op wat niet mag.

Benoem alle relevante aspecten
Een reisbeleid hebben is mooi, maar de uitvoering ervan is natuurlijk nog belangrijker. Het is daarom belangrijk dat alle aspecten die van toepassing zijn op zakenreizen binnen jouw organisatie aan bod komen. Van boekings- tot declaratieproces. Ook komen reissegmenten (vervoer & verblijf) komen aan bod.

Wanneer overweeg je een auto te huren, is openbaar vervoer een passend alternatief? Bij welke bestemmingen en afstand radius worden treinreizen geboekt? Plan vliegreizen zoveel mogelijk vooruit voor gunstige tarieven. Welke klasse mag worden gereisd en wanneer? Wanneer rechtstreekse vluchten? Wanneer extra service bijboeken? Is er een maximaal hotelbudget? Wat zijn de richtlijnen voor ontbijt en extra uitgaven? Bepaal een helder wijzigings- en annuleringsbeleid. Hoe completer de richtlijnen per reissegment, des te beter.

Creëer betrokkenheid
Breng de belangrijke invalshoeken binnen jouw organisatie in kaart en probeer te zorgen voor een balans tussen de verschillende belangen van afdelingen. Voor de afdeling inkoop zal het minimaliseren van reiskosten belangrijk zijn, terwijl de financiële administratie weer blij wordt van gestroomlijnde betaalprocessen. Ook een reiziger kan het reisbeleid beïnvloeden door goede input van zijn/haar reiservaringen.

Zorg dat iedereen op de hoogte is
Misschien een inkoppertje, maar het is belangrijk dat iedereen binnen de organisatie weet waar het reisbeleid voor staat en weet wat de inhoud ervan is. Blijf hedendaags. Zorg voor een overzichtelijk document dat zo kort en bondig mogelijk is, zodat mensen niet verzanden in pagina’s vol tekst. Op die manier voorkom je misverstanden.

Natuurlijk is het vooral belangrijk om het welzijn van de reiziger voor ogen te houden. “Een reisbeleid gaat niet alleen over kosten, maar ook over de zorg voor je werknemers. Die zorgplicht maakt het belangrijk dat alles van vlucht tot verblijf tot vervoer goed geregeld en gedekt zijn in het reisbeleid.”

Enkele extra tips:

• Centraliseer alle zakenreizen (one- stop- shop) voor alle zakenreis-segmenten zoals vlucht, hotel & vervoer in binnen- en buitenland.
• Maak zakenreizen boeken makkelijker (maak bijvoorbeeld gebruik van het online boekingsplatform via Uniglobe Two Travel: waarin je je reisbeleid kunt integreren)
• Vergemakkelijk je reisaanvraag proces door te werken met gestandaardiseerde reisaanvraagformulieren.

Inzicht in jouw reisbeleid
Wil jij eens bijpraten over de ontwikkelingen in de reisbranche en de invloed daarop binnen jouw organisatie? Wil je hulp in het herzien van jullie huidige reisbeleid? Of wil je een reisbeleid van A tot Z nieuw opstellen, maar weet je niet waar je moet beginnen? Stuur Elvira dan een berichtje.

Zelf je reisbeleid onder de loep nemen?
Vraag het stappenplan aan:   >> klik hier