Slim besparen op zakenreizen. 6 Praktische tips

Als HR-manager weet je als geen ander dat zakenreizen belangrijk zijn voor het succes van jullie bedrijf. Dat is hoe je collega’s deals sluiten, projecten bewaken en relaties opbouwen. Maar je weet ook dat de reis zelf vaak meer noodzakelijk kwaad is. De vroege vluchten, de lange rijen bij de beveiliging, het wachten bij de gate, uren in een – te – krappe vliegtuigstoel met je laptop op schoot. En als toetje de potentiële jetlag – het vraagt nogal wat van een mens. Daarom doe jij je stinkende best om deze reizen zo comfortabel mogelijk te maken, terwijl je tegelijkertijd de kosten in de gaten houdt. In deze blog deelt Edwin Merk, mede-eigenaar van Uniglobe Two Travel, zes praktische tips om kosten te besparen op je volgende (zaken)reis, zodat je je collega’s blij kunt maken zonder je budget uit het oog te verliezen.

1. Let op verborgen kosten

Wie het nieuws volgt, heeft het vast meegekregen: na Ryanair en EasyJet moeten reizigers nu ook bij Transavia extra betalen om rolkoffers en grote tassen mee te nemen aan boord. Hoewel de ticketprijzen van de budgetluchtvaartmaatschappijen enorm aantrekkelijk lijken, kun je voor vervelende verrassingen komen te staan als je niet goed oplet met alle bijkomende kosten.

2. Plan je reis slim en bespaar

Door je zakenreizen ruim van tevoren te plannen, kun je profiteren van voordeligere tarieven en vermijd je de last-minute prijsstijgingen. Zo blijf je niet alleen binnen budget, maar kun je ook van de beste beschikbare opties gebruikmaken. Let ook op de voorwaarden van de verschillende tarieven. Een wijzigbaar ticket is initieel iets duurder maar kan bij een wijziging van de reisplanning een enorme besparing opleveren. Waarom meer betalen als je ook slim kunt plannen?

3. Flexibiliteit loont

We schreven al in een eerdere blog dat het soms slim kan zijn om naar alternatieven te kijken. Als de reis die je in gedachten hebt iets te kostbaar lijkt, overweeg dan altijd alternatieve routes of verblijfplaatsen. Door flexibel te zijn met je reisdata kun je gebruik maken van voordeligere prijzen op dagen die minder in trek zijn. Ook kan het kiezen voor een vlucht met een tussenstop flink schelen in de kosten vergeleken met een directe vlucht. Misschien kun je verblijven in een hotel dat iets verder van de conferentielocatie af ligt? Als je dat combineert met voordelige of zelfs gratis pendeldiensten, kun je de totale kosten van je reis drukken.

4. Profiteer van loyaliteitsprogramma’s

Ben je al lid van loyaliteitsprogramma’s van luchtvaartmaatschappijen of hotels? Zo niet, dan loop je flinke kortingen mis. Denk aan een gratis overnachting, een upgrade naar business class of zelfs gratis vliegstickets! Ook daarover schreven we al eerder een blog.

5. Houd uitgaven in de gaten

Het is natuurlijk altijd slim om een reisbudget te hanteren. Bepaal wat je maximaal wilt uitgeven aan hotels, vluchten, vervoer en maaltijden. Vraag je collega’s om bonnetjes en facturen te bewaren. Tegenwoordig zijn er handige apps die het mogelijk maken om bonnetjes digitaal op te slaan en te beheren, zodat ze nooit meer een bonnetje kwijtraken.

6. Ontwikkel een reisbeleid 

Het creëren van een gedetailleerd reisbeleid is cruciaal voor effectief beheer van zakelijke reiskosten. Een goed reisbeleid bevat informatie over het boekingsproces, de procedures rondom goedkeuring en declaratie én wat je als bedrijf wel vergoedt – en tot welke limiet – en wat niet.

Meer weten?

Krijg de controle over je zakenreizen terug met Uniglobe Two Travel: dé reispartner in zakelijk reizen voor het mkb, waar persoonlijke aandacht altijd voorop staat en we de nieuwste online technieken inzetten waar het kan. Ook behoefte aan minder stress en grip op je kosten? Neem contact op.