Zorgeloos reizen; hoe een calamiteitenplan je redt in onvoorspelbare situaties

Wat is een calamiteitenplan?

Op (zaken)reis kunnen zich onverwachte situaties voordoen; van een vulkanische aswolk, een cyberaanval die het luchtruim plat legt, zware wateroverlast, terroristische aanslag, natuurramp of medische noodsituatie. Allemaal calamiteiten waar je rekening mee moet houden als het gaat om zakelijke reizen. In een calamiteitenplan staat hoe je als organisatie medewerkers voorbereid op zo’n  calamiteit. Het plan beschrijft verantwoordelijkheden, afspraken en procedures zodat jouw personeel weet wat te doen. 

Onmisbare spelers in een calamiteitenplan 

Een calamiteitenplan bestaat in elk geval uit de volgende drie onderdelen: 

1. Welke risico’s zijn er voor reizende medewerkers? 
   Denk hierbij aan politieke instabiliteit, onbekendheid met de bestemming, of misschien wel de veiligheidsondersteuning in een bepaald land. Breng dit in kaart.
    
2. Wie voert wat uit wanneer een calamiteit zich voordoet? 
   Wie behoren intern tot het crisisteam? Welke stappen worden ondernomen? Maar ook: welke organisaties zijn extern betrokken? Denk aan hulpdiensten of verwante instituten. Wat kan jouw zakelijk reisbureau hierin betekenen tijdens een zakelijke reis? Door duidelijke verantwoordelijkheden en stappen vast te leggen, kan iedereen effectief reageren op een calamiteit.
    
3. Welke maatregelen moeten er exact ingezet worden en in welke volgorde? 
   Dit hangt nauw samen met de betrokkenen en rollen, aangezien elke actie door een bepaald persoon of een bepaalde afdeling geregeld moet worden. Zorg voor een plan van aanpak.

Gouden tips voor een effectief calamiteitenplan tijdens een zakelijke reis.

1. Realistische risico’s
   Zorg ervoor dat je calamiteitenplan is gebaseerd op de echte risico's die zakelijke reizigers kunnen tegenkomen. Zo blijft het plan relevant en nuttig.
2. Wees voorbereid op wijzigingen
   Als je denkt dat een reiziger mogelijk eerder moet vertrekken door onzekere situaties, overweeg dan om een wijzigbaar ticket te boeken. Dit is vooral handig bij interne calamiteiten, in tegenstelling tot situaties die op dat moment voor iedereen gelden. Zo geef je medewerkers de flexibiliteit die ze nodig hebben.
3. Altijd bereikbaar
   Zorg ervoor dat medewerkers de belangrijkste instructies en contactgegevens uit het plan altijd binnen handbereik hebben. Dit betekent: weten wie te bellen bij een noodsituatie, of dat nu ons kantoor is of de 24/7 nooddienst buiten kantooruren.
4. Blijf updaten
   Is er een calamiteit geweest en is het plan geactiveerd? Neem dan de tijd om terug te kijken en te reflecteren. Wat ging goed en wat kan beter? Een actueel plan is een effectief plan!

Ga zorgeloos op reis, door een calamiteitenplan op te nemen in jouw reisbeleid 

Meer weten over een reisbeleid in het algemeen?
Lees dan hier verder "Hoe stel je een reisbeleid op vanaf scratch"