Hoe stel je een reisbeleid op vanaf scratch?

Het opstellen van een goed reisbeleid kan een flinke hersenkraker zijn. Of je nu een nieuw beleid vanaf nul opstelt of een bestaand beleid wilt herzien, er is simpelweg geen one-size-fits-all-oplossing. Elke organisatie is uniek. Toch zijn er wel een aantal praktische handvatten te geven. In deze blog helpt Daniël Konter, accountmanager, je om in een paar simpele stappen tot een helder en werkbaar reisbeleid te komen.

Begin bij het begin

Het fundament van een passend reisbeleid is het vaststellen van heldere doelstellingen.

Wat wil je bereiken? Wil je meer grip op kosten? Wil je de veiligheid en het welzijn van je medewerkers waarborgen? Of wil je juist de efficiëntie van je reisprocessen verhogen? Denk goed na over wat voor jouw organisatie echt belangrijk is. Wat is de hoofdzaak? Dit geeft richting aan de keuzes die je maakt voor het uiteindelijke beleid en zorgt ervoor dat alle beslissingen aansluiten bij de prioriteiten van je organisatie.

Stel duidelijke richtlijnen op

Zorg dat medewerkers precies weten welke stappen ze moeten volgen voordat ze een reis boeken. Maak duidelijk wie de reis mag aanvragen, moet goedkeuren wanneer iets goedgekeurd moet worden door een manager en welke grens je stelt aan de kosten. Wanneer boek ik een vlucht en wanneer boek ik een huur auto? Op welke voorwaarden mag ik een bepaalde reisklasse boeken?

Deel het op in categorieën: binnenlandse reizen, reizen binnen Europa en intercontinentale reizen.

De boekingsprocedure

Zorg voor een duidelijke boekingsprocedure. Mogen medewerkers hun reizen zelf boeken via een centraal platform, of maak je een apart team verantwoordelijk hiervoor?

Een gecentraliseerd systeem helpt je sowieso om het proces te stroomlijnen, het geeft je inzicht in de uitgaven en zorgt ervoor dat alle boekingen voldoen aan het reisbeleid. Dit maakt niet alleen het beheer makkelijker, maar kan ook leiden tot betere deals en meer overzicht. Creëer helderheid en zorg ervoor dat iedereen dezelfde route volgt voor het boeken van reizen.

Ter illustratie: Voor eenvoudige reizen, zoals Amsterdam-Barcelona, is een online tool prima. Voor complexere multicity-trips is een gespecialiseerd zakenreisbureau de betere keuze. Ze bieden naadloze overstappen, betere tarieven en voorkomen onverwachte kosten.

Kosten en vergoedingen

Maak duidelijke afspraken over kosten en vergoedingen in je reisbeleid. Stel maximumbedragen vast voor hotels, vervoer en maaltijden. Denk ook aan dagvergoedingen, regels rondom het voorschieten van geld, en het declareren van gemaakte kosten. Vraag medewerkers alle bonnen te bewaren, zodat je een goed overzicht houdt van de uitgaven en gebruik een simpel en uniform systeem voor het bijhouden van kosten. Dit zorgt voor duidelijkheid bij je team en maakt het voor jou gemakkelijk om de uitgaven te volgen en te controleren. Zo voorkom je misverstanden en blijft iedereen netjes binnen het afgesproken budget.

Beveiliging en risicobeheer

Zorg dat je reisbeleid altijd de veiligheid en het welzijn van je medewerkers vooropstelt, waarheen de reis ook gaat. Regel een goede reisverzekering en bied duidelijke handvatten voor medische noodgevallen. Vermijd reizen naar risicogebieden en bied ondersteuning als dat wel noodzakelijk is. Veiligheid stopt niet bij fysieke zorg. Bescherm je medewerkers ook online door richtlijnen op te stellen voor veilig gebruik van digitale apparaten en openbare wifi-netwerken. Installeer VPN’s en zorg voor de juiste databeveiliging om zowel persoonlijke als bedrijfsinformatie te beschermen.

Centraliseer

Door het boekingsproces te centraliseren houd je grip op de uitgaven en naleving van de reisafspraken. Met een centraal boekingssysteem weet je precies wie waarheen reist en wat de kosten zijn. Dit voorkomt fouten, biedt rust en zorgt ervoor dat iedereen volgens het reisbeleid handelt. Het bespaart tijd én geld. Werk je bovendien samen met een gespecialiseerd reisbureau, dan krijg je ook nog eens toegang tot exclusieve voordelen zoals upgrades, exclusieve deals, lounge-toegang en loyaliteitsprogramma’s. Zo reizen je medewerkers efficiënt en profiteer jij van extra’s die je zelf online niet vindt.

Evalueer en optimaliseer

Een reisbeleid is nooit af. Het is belangrijk om regelmatig te evalueren en verbeteringen aan te brengen waar nodig. Neem feedback van je medewerkers mee en houd rekening met veranderende omstandigheden, zoals nieuwe reisbestemmingen, crises of technologische ontwikkelingen. Zo blijft je beleid up-to-date, effectief en relevant.

Meer weten?

Helpt het je om een concreet voorbeeld van een reisbeleid te ontvangen?
Download dan ons gratis reisbeleidvoorbeeld via onderstaande link en krijg nog meer ideeën om jouw reisbeleid optimaal vorm te geven.