Reisbegeleiding? Zeker doen!

Onbezorgd op reis kunnen geeft een heerlijk gevoel. Onze collega’s van TripEEE doen er alles aan om dit voor iedere klant mogelijk te maken. Christie, projectmanager MICE bij TripEEE, de zakelijke groepsreizen afdeling van Uniglobe Two Travel, vertelt over de voordelen van reisbegeleiding.

Een zakelijke groepsreis vergt heel wat voorbereiding en planning. “Wij organiseren reizen voor kleine en middelgrote bedrijven die bijvoorbeeld een personeelsreis willen maken, een congres of evenement willen bezoeken, leveranciers/personeel willen belonen of kennis laten maken met een bedrijf/producten in het buitenland” vertelt Christie.
Een reisbegeleider meenemen op reis is de ideale manier om tijdens de reis optimaal te kunnen genieten en ontspannen. We hebben de voordelen voor je op rijtje gezet.

Ondersteunen 
“Wij ontzorgen in principe in alles wat er bij het organiseren van een groepsreis komt kijken,” vertelt Christie. “De reizen die wij samenstellen, lopen uiteen van enkel de vliegtickets en hotelboekingen tot compleet verzorgde en begeleide reizen met alles erop en eraan. Zoals bijvoorbeeld activiteitenprogramma’s en restaurant-reserveringen. Bij ons start een groep vanaf 10 personen en tot nu toe hebben we nog geen groep gehad die te groot was om een reis voor te organiseren.”

Een voordeel voor klanten is dat wij werken met de Eventmanagement tool waarin alle reisgegevens verwerkt worden. “Wij gebruiken deze tool bijvoorbeeld om alle gegevens van deelnemers te verzamelen zoals paspoortnummers en dieetwensen. De deelnemers zelf kunnen in deze tool ook zelf dingen aanpassen en/of het programma van de reis bekijken. Deze tool is een extra ondersteuning vooraf, maar ook zeker tijdens de reis zelf.”

Organiseren
Uiteraard is organiseren is key. “De organisatie voor vertrek van een reis waar veel mensen aan deelnemen is essentieel,” legt Christie uit. “Het is de belangrijkste basis voor als je straks op locatie bent. Eenmaal daar ben je als reisbegeleider verantwoordelijk voor het verloop van de reis.” Als reisbegeleider weet je alle details van het programma, én de details van achter de schermen; van vervoer van het vliegveld, transfers, afspraken, activiteiten, dieetwensen tot contact met lokale partijen ter plekke. “Wij zorgen dat op de achtergrond alles soepel verloopt en dat de klant echt zelf nergens mee bezig hoeft te zijn.” Ook als er onverhoopt iets misloopt, iets ontbreekt of er zich een probleem voordoet, is een reisbegeleider onmisbaar. “Als reisbegeleider los je problemen het liefst zo op dat de klant er geen hinder van ondervindt en dus weinig tot niets van hoeft te merken en enkel geniet van de reis.”

Ontzorgen
“Veel mensen staan niet stil bij alle kleine dingen die komen kijken bij het regelen van een reis. Welke tram stopt bij het congrescentrum? Waar zitten de leuke restaurants? Bij wie moet je zijn als je hotelkamer toch niet helemaal naar wens is? Als er een reisbegeleider mee is, is er altijd een eerste aanspreekpunt op locatie die dit soort dingen voor je uitzoekt of oplost.” En hoe groter de groep, hoe meer er geregeld moet worden. “Een groep van 50 man zorgt soms best voor complexe problemen. Je hebt groter transport nodig en een restaurant zomaar binnenlopen gaat met zoveel mensen ook niet. Een reisbegeleider neemt dit soort problemen allemaal uit handen en zorgt dat het de groep, hoe groot deze ook is, aan niets ontbreekt.” Maar vooral voor de kleine dingen is een reisbegeleider handig. Een paspoort dat nog in het kluisje ligt terwijl iemand al in de bus zit, bagage die gemist wordt, iemand moet naar het ziekenhuis. Ook hiervoor kun je bij een reisbegeleider terecht.

Ook reisbegeleiding mee?
Organiseert jouw bedrijf binnenkort ook een groepsreis en spreekt het idee van reisbegeleiding je aan? Neem dan gerust contact met ons op om te vragen naar de mogelijkheden.
TripEEE maakt jouw reis.