Resultaatgerichte MICE reizen; hoe bereik je dat?

In de reiswereld gebruiken we veel vaktermen, waaronder MICE: meetings, incentives, conferences & events. Deze tak van business travel is echt een vak apart. Maar wat houdt het precies in en hoe zie je de resultaten hiervan terug?
 

Wat is MICE?

MICE staat dus voor Meetings, Incentives, Congressen (of conferenties) en Events:

1. Meetings hoeven niet per se in het nooit-veranderende kantoorpand te zijn, maar kunnen bijvoorbeeld ook op Ibiza zijn - om maar wat te noemen. Met z’n allen daar samenwerken geeft toch weer een heel ander dimensie.
2. Een Incentive betekent letterlijk een stimulans of beloning en is bedoeld om iets te vieren, zoals het tienjarig bestaan van het bedrijf.
3. Congressen zijn beurzen waar je met een bepaald doel heen gaat en daar zit vaak een heel programma omheen.
4. Tot slot is Events een verzamelnaam voor alle andere evenementen - een nogal brede term.
    

Waarom leggen we dit uit? We krijgen steeds vaker aanvragen voor MICE groepsreizen. Dit zijn heel andere reizen dan reguliere zakenreizen; het is niet zomaar een vergadering in het buitenland en vereist veel communicatie, planning en voorbereiding.
Het allerbelangrijkste is dat je een doel in je achterhoofd houdt. Wat wil je bereiken met de reis? Is het puur zakelijk of zitten er ook fun-elementen in? Komen er ook workshops en presentaties in voor? Vaak is verbinding het uiteindelijke doel en dat kan worden gerealiseerd door een speciale reis te organiseren, die de werknemers bij blijft, bindt, motiveert en inspireert. Denk dus verder dan “ik wil ze een leuk weekend geven” en krijg duidelijk wat nou écht je doelstelling is.

Stappenplan MICE organiseren; wat doet UNIGLOBE Two Travel?

Een MICE reis organiseren vereist dus extra aandacht, precisie en een aangepaste aanpak. Gelukkig sta je er niet alleen voor. UNIGLOBE Two Travel verzorgt de reis compleet en doet dit onder de naam TripEEE. De focus ligt dan vooral op de logistieke en persoonlijke wensen. Zo’n grote groep mensen vervoeren en de hele reis in goede banen leiden is namelijk volledig maatwerk. We houden met alles rekening en denken actief mee. Een reis met jonge mensen vraagt namelijk om een actievere reis dan wanneer de gemiddelde leeftijd hoger ligt. We denken out of the box om de doelstelling te behalen (daar is ie weer!) en een verrassingseffect mee te geven.

Maar we gaan verder dan alleen de logistieke zaken. Op technologisch gebied zorgen we ervoor dat de reis voor elke werknemer overzichtelijk en inzichtelijk is. Wij hebben een eigen tool die gebruikt kan worden voor registratie, het delen van (wijzigingen in) het programma, zakelijke verbinding of financiële afhandeling. Stel dat de bus vertraging heeft of er juist eerder is, dan krijgen alle werknemers hier een berichtje van. Deze tool is samen met onze partner ontwikkeld en op maat gemaakt; de Event Management Tool.

Omdat het vooral maatwerk is, is het lastig om een exact stappenplan met de duur mee te geven. Over het algemeen begint het bij een goede inventarisatie, zoals we net al verklapten. Denk aan de doelstelling, aantal mensen, bestemming, budget en periode. Daarna is het tijd om de reiselementen te blokken, dus de vlucht en het hotel. Vervolgens maken we het programma definitief. Tijdens deze stappen communiceren we intensief met de klant om er zeker van te zijn dat alles nog naar wens is. Soms is een inspectiereis een goed idee. Hierbij gaan we vooraf naar een bestemming toe om alles voor te bereiden en keuzes te maken. Dit kan handig zijn, omdat we alles dan al een keer hebben gezien. Dan is het tijd voor de laatste voorbereidingen en vervolgens de reis zelf. Het leukste gedeelte! Achteraf doen we ook een evaluatie.

Tips voor het organiseren van perfecte MICE

Wij nemen dus een boel voor je uit handen, maar er zijn een aantal tips die je mee kunt nemen bij het brainstormen over je MICE reis:

Vraag je reis tijdig aan. Hoe eerder wij jouw aanvraag binnen te hebben, hoe groter de kans dat alles volledig naar wens nog mogelijk is. Sommige dingen liggen buiten onze krachten, bijvoorbeeld de beschikbaarheid van de hotels of vluchten. In het ergste geval moet de groep gesplitst op reis en dat is wel het laatste wat je wilt.

Wees realistisch qua budget. Zorg dat je een reëel budget hebt, want anders heeft een voorstel geen zin. Een exact getal meegeven is lastig vanwege de eindeloze mogelijkheden en persoonlijke voorkeuren, maar waarschijnlijk kun je zelf wel bedenken wat wel en niet realistisch is voor jouw wensen.

Streef naar een memorabele reis. Het moet iets bijzonders brengen zoals een leereffect of bijzondere activiteit. Denk aan een geweldige herinnering of een onvergetelijke spreker.

Verwerk er iets culinairs in. We hebben een trend gespot op het gebied van reizen en eten: steeds meer mensen worden enthousiast van eten en dan vooral lokale producten/gerechten en biologische of duurzame voeding. Wat maakt de bestemming op culinair gebied zo bijzonder? Zijn er bijvoorbeeld proeverijen beschikbaar en wat zijn de lokale specialiteiten?
 

Staat jouw laatste event ook nog zo helder op je netvlies?

Wil je je nog meer verdiepen in MICE reizen? Neem dan ook eens een kijkje op onze speciale website TripEEE.nl of geef even een belletje