4 tips voor een snelle offerte

Een zakelijke reis regelen kan heel rap en effectief - wel zo fijn in een wereld waarin we steeds drukker zijn en onze tijd dus goed nodig hebben. Je wilt immers zo snel mogelijk de offerte ontvangen, zodat de reis geboekt kan worden. Wij doen ons uiterste best om dit proces zo snel en goed mogelijk te maken.

Maar wat kun jij als bedrijf doen om het boekingsproces vlotter te laten verlopen? We zetten vier dingen op een rij die niet zo veel tijd kosten, maar het boekingsproces wél een stuk rapper maken.

Zorg voor een duidelijk en volledig profiel

Het boeken van een zakelijke reis begint gek genoeg niet bij het uitzoeken van de reis. Eerst is er wat basisinformatie vereist. Zorg ervoor dat zowel het bedrijfsprofiel als het persoonlijke profiel compleet zijn. Bij het bedrijfsprofiel hoort onder andere het reisbeleid. Lees in deze blog wat een reisbeleid precies inhoudt en hoe jij er eentje opstelt. Het is belangrijk om dit profiel compleet te hebben, omdat wij dan alleen offertes naar je sturen die ook echt aansluiten bij de eisen, wensen en behoeften. Als er bijvoorbeeld in het reisbeleid staat dat er niet business class wordt gevlogen, dan nemen we dit ook niet op in onze offerte. Maar het gaat verder. Stel dat je als bedrijf afspraken hebt met Emirates, dan is het logisch dat je hiermee wilt vliegen. Emirates is echter niet per se de goedkoopste optie, waardoor we deze luchtvaartmaatschappij misschien niet op zullen nemen in onze offertes. Geef dit dus door, dan houden we er rekening mee.

Het persoonlijke profiel gaat over de reiziger. Hierin staat bijvoorbeeld een telefoonnummer van thuisblijvers voor het geval van calamiteiten. Maar ook nummers van persoonlijke spaarprogramma’s vind je hierin. Wat het verschil is tussen business en persoonlijke loyaliteitsprogramma’s, dat lees je in de blog over loyaliteitsprogramma’s.

Geef aan voor wie de reis is

De correcte naam van de reiziger doorgeven is iets waar vaak overheen wordt gekeken en dat is zonde. Wanneer wij offertes versturen, zetten we waar mogelijk namelijk op een van de mogelijkheden een optie. Dit betekent dat we alvast een stoeltje vrijhouden, zonder dat je meteen de vlucht hoeft te betalen. Echter kan dit alleen als we correcte naam wordt doorgegeven, oftewel de paspoortnaam. Geef je de roepnaam door in plaats van de officiële naam? Dan kan dat niet meer worden aangepast en vervalt de optie. Daarom is het dus van essentieel belang dat wij de paspoortnaam van de reiziger weten.

Geef alles wanneer & waar de reis plaatsvindt

We weten nu voor wie de reis is en welke eisen je over het algemeen als bedrijf stelt. Nu komen we aan bij de reis zelf. Geef duidelijk aan wanneer de reis is en wat de bestemming is. Dit voorkomt dat wij te veel informatie gaan sturen. Stel dat de reiziger twee dagen naar Londen gaat voor een conferentie en verder niet aangeeft waar de conferentie is. Londen zelf heeft zeven luchthavens en er gaan vluchten vanuit Brussel, Antwerpen, Düsseldorf, Dortmund, Eindhoven en natuurlijk Schiphol. De offerte zal dan zo’n 14 opties omvatten en dat is weer té veel informatie. Als wij weten waar de vlucht vandaan moet vertrekken en aan moet komen, kunnen we veel gerichtere opties aanbieden.

Maak je verwachtingen duidelijk

Voortbordurend op het vorige punt: maak duidelijk welke opties je van ons verwacht. Een rechtstreekse vlucht of met een overstap? Hotel in de buurt of mag wat verder? Een auto nodig of niet? Dit zijn dingen die in het reisbeleid staan, maar dit beleid is er niet altijd. Vertel ons daarom zo duidelijk mogelijk wat je nodig hebt en wat je verwacht. Op die manier kunnen wij opties aanbieden die passen bij de wensen van zowel het bedrijf als de klant.

Heb je vragen over een offerte of het boekingsproces?
Onze business travel consultants staan altijd voor je klaar. Neem gerust contact met ons op als je vragen of opmerkingen hebt.