Voorheen aan de klantzijde, nu Business Travel Expert

Als HR- of front deskmedewerker kom je bij het boeken van zakelijke reizen in contact met onze medewerkers. Collega Karin Backx werkt sinds mei 2022 bij Uniglobe Two Travel, maar zat voorheen aan ‘die andere kant’. Ze maakt een vergelijking tussen deze twee werelden en geeft tips.

Dertig jaar lang werkte Karin op een reisbureau en boekte voor consumenten duizenden vakantiereizen. Door corona kwam haar functie te vervallen en belandde ze op de front desk van een groot internationaal bedrijf, waar zij bij Uniglobe de zakenreizen aanvroeg voor het personeel.

En toen ging het toch weer kriebelen?
“Ja zeker! Ik wilde heel graag terug die reiswereld in. Als front desk medewerker was ik meer een doorgeefluik. Ik kreeg van een afdeling een reisaanvraag, vroeg die aan bij Uniglobe en als de papieren binnenkwamen, gaf ik het weer terug aan de betreffende afdeling. Maar met mijn reisbureau-achtergrond miste ik heel erg het zélf uitzoeken en samenstellen van reizen. Toen de vacature voor Business Travel Expert bij Uniglobe Two Travel voorbijkwam, heb ik meteen gereageerd. Wat mij erg aantrok aan deze baan is dat het weer een hele andere tak van sport is binnen het reizen.”

Komt jouw kennis uit je vorige baan van pas?
“Heel erg, ik heb natuurlijk nu allebei de kanten meegemaakt. Als er bijvoorbeeld een hele last minute aanvraag binnenkomt, kun je denken ‘Jeetje, hadden jullie dat niet eerder kunnen bedenken?’. Maar ik weet hoe dat soort dingen bij bedrijven gaan. Daardoor heb ik meer begrip als een aanvraag laat binnenkomt. Als ze het eerder hadden geweten, hadden ze het namelijk ook echt wel eerder aangevraagd, want last minute vliegen is eigenlijk altijd duurder.

Ook zit je vaak met zaken als verschillende tijdszones. Als iemand in de Verenigde Staten zit, krijg je vaak pas een verzoek of antwoord op je mail aan het eind van jouw werkdag hier in Nederland. Voor mij is dat logisch en het zijn ook dingen waar je rekening mee houdt.”

Heb je tips voor de medewerkers die reizen bij Uniglobe aanvragen?
“Het is voor ons heel belangrijk dat informatie zo compleet mogelijk wordt aangeleverd. Dan kunnen wij het snelst handelen en een goed voorstel doen. Als ik bijvoorbeeld een opdracht krijg waarbij alleen aangegeven wordt dat iemand maandag naar Londen moet en vrijdag weer terug, is dat te summier. Er gaan wel 20 vluchten per dag naar Londen, dan is het handig om te weten of iemand vroeg of juist laat wil vertrekken.

Maar ook de gegevens van een reiziger compleet hebben is van belang. Soms krijgen we alleen een naam, ik probeer dan meteen ook het paspoortnummer erbij te vragen zodat ik meteen het reizigersprofiel compleet kan maken aan onze kant. Ook het doorgeven van wensen en voorwaarden zijn handig. Wil iemand per se het goedkoopste ticket of is juist het kunnen wijzigen van het ticket van belang? Dat helpt mij gerichter zoeken.”

Wat vind je het leukst aan jouw werk?
“Ik vind het puzzelen heerlijk. Hoe ingewikkelder, hoe beter. Als iemand op een bepaalde tijd ergens wil zijn, maar er zijn weinig tot geen opties dan ga ik zoeken of het niet tóch mogelijk is, of in ieder geval naar het best haalbare. Reizen die uit veel onderdelen bestaan zoals autohuur, tickets en meerdere hotels vind ik een de leukste uitdagingen, dan wordt het echt een puzzel.

Wat ik wel mis ten opzichte van het boeken van vakantiereizen, is dat ik me niet meer in een bestemming hoef te verdiepen of op zoek moet naar bijzondere of pittoreske hotelletje. Zakenreizigers hebben hele andere wensen en het moet vooral praktisch en comfortabel zijn. Dan kom je meestal bij de grote ketens uit. Toch probeer ik vaak alsnog te kijken naar een hotel dat iets extra’s heeft, of nét in dat leuke buurtje zit. Dat zit echt in mij.”