10 handige trucs waar de afdeling Financiën ook blij van wordt

We kennen natuurlijk allemaal de truc dat er een weekend in je reis moet vallen, dit maakt een reis goedkoper. Een zakenreiziger heeft daar echter geen boodschap aan. Graag vertellen we je de trucs waar je wel wat aan hebt.
 

Bespaar kosten met deze tips

• Weet je nog niet exact wanneer de terugreis moet plaatsvinden? Boek een ticket met flexibele reisdata. Dat is goedkoper, dan wanneer je de terugreis moet annuleren en een nieuwe vlucht moet boeken.
• Laat op de dag vertrekken en bij aankomst in een hotel overnachten kan voordeliger zijn dan een vroege vlucht nemen. En een mooie bijkomstigheid; je werknemer begint uitgerust aan de afspraak.
• Ruimbagage kost geld. Is het echt nodig, of volstaat handbagage?
• Reis niet elke keer terug naar kantoor, maar combineer verschillende bestemmingen of zakenreizen.
• Kies ter plaatse het best passende of voordeligste transport. Dat kan bijvoorbeeld een huurauto of een taxi zijn, maar ook de trein of een binnenlandse vlucht. Of misschien is het vervoer via je afspraak geregeld of kun je openbaar vervoer nemen. Allemaal dingen om over na te denken.
• Neem je al je materieel mee op reis, stuur je dit vooruit of huur je het ter plaatse?
• Overweeg het vervoermiddel en zet dit af tegen de tijd. Tijd kost tenslotte ook geld. Bij een korte vlucht, moet je ook wachttijd rekenen en soms kan een trein dan sneller zijn. Daar staat tegenover dat je tijdens het wachten wel weer kunt doorwerken in een lounge.
• Natuurlijk maak je ook vooraf afspraken over kosten. Welke kosten mogen worden gedeclareerd en tot welke hoogte; zoals uitgaven ter plaatse, ontbijt/diner (budget of inclusief in hotel), welke vliegklasse mag worden geboekt?
• Niet direct kostenbesparend, maar wel tijdbesparend voor de financiële afdeling: hoe ga je om met declaraties? Moet de werknemer een stapel bonnetjes inleveren, loopt dit via bepaalde systemen, gaat alles via een betaalkaart? Of regel je dit op een andere manier, zoals een hotelboeking inclusief ontbijt/diner en consumpties in de lounge op een vluchthaven. Dat zijn zaken die vooraf al te regelen zijn.
• Laat je reizen ook administratief zo praktisch mogelijk afhandelen. Hiervoor bestaan vele slimme betaaloplossingen.

Zelf regelen of uitbesteden?

Uiteraard wil je elke zakenreis zo efficiënt mogelijk regelen; dat bespaart tijd en dus kosten. Wat is de slimste manier? Regel je het zelf en houd je het in eigen beheer of besteed je het uit aan experts op het gebied van het verzorgen van alle aspecten van zakenreizen? Eerder schreven we een blog over de zes voordelen van een zakenreis regelen via een expert.