Op zakenreis. Zelf regelen of laat je het centraal regelen door een specialist?

Op zakenreis. Waar moet je rekening mee houden? Een zakenreis plannen gaat verder dan alleen het regelen van de reis zelf; vlucht boeken, hotel regelen. Er zijn meer aspecten waar je rekening mee moet houden. Hoe kies je de beste accommodatie? Moet je extra’s regelen zoals autohuur, transfers, verzekeringen of Co2 compensatie? Zijn er speciale wensen van het reisgezelschap om rekening mee te houden? Gaat het om slechts één persoon of meerdere mensen uit de organisatie?

Uiteraard wil je elke zakenreis zo efficiënt mogelijk regelen; dat bespaart tijd en dus kosten. Wat is de slimste manier? Regel je het zelf en houd je het in eigen beheer of besteed je het uit aan experts op het gebied van het verzorgen van alle aspecten van zakenreizen? De tweede optie biedt je een aantal voordelen. Een zakelijke reisagent zet net dat stapje extra en heeft de antwoorden op bovenstaande vragen.

Zakenreis regelen via een specialist: de 6 voordelen

Als je de zakenreizen binnen jouw organisatie laat regelen en verzorgen door een specialist, geeft je dat zes voordelen:

• Persoonlijk contact, waardoor rekening wordt gehouden met jouw specifieke wensen. Een zakenreisorganisatie stelt de zakenreis zo efficiënt mogelijk samen. Je hebt bij ons een vast aanspreekpunt daarom weten wij wat de persoonlijke reisbehoefte is en daar houden we rekening mee. Een luxe kamer of juist een budgetkamer, een vliegtuigstoel aan het raam of liever aan het gangpad. Elke reis is maatwerk; dat is onze standaardservice aan jou
• Expertise. Zij doen waar wij goed in zijn zodat jij je bezig kunt houden met je eigen taken. Het plannen en verzorgen van zakenreizen vraagt de nodige vakkennis. Het opstellen van een reisbeleid is vaak geen dagelijkse kost; voor een expert wel
• Ervaring. Jarenlange ervaring zorgt ervoor dat het zakelijk reisbureau als geen ander de weg binnen de reiswereld kennen
• Flexibel. Snel en flexibel kunnen reageren en handelen is geen overbodige luxe als jouw mensen in het buitenland zitten en een calamiteit vindt plaats of iemand wordt ziek. Op zulke momenten wil je iemand die met je meedenkt, een oplossing biedt en deze voor je uitvoert
• Juiste contacten dus altijd goede accommodaties en de beste extra’s. Een organisatie die bekend is bij de lokale accommodaties krijgt net dat beetje extra dat een onbekende organisatie niet krijgt
• Dankzij een hybride model kun je ervoor kiezen om of zelf de reis te boeken via een online tool of je besteedt het uit aan je reisorganisatie. Deze combinatie zorgt voor meer efficiency in het boeken van jouw eenvoudige reizen, maar biedt de nodige advisering en hulp als het om ingewikkelde vraagstukken gaat

Kracht van een expert

Je zet een expert, een zakelijke reisagent, in om de geplande zakenreis van begin tot eind te regelen. Dat biedt bovengenoemde zes voordelen. Maar het uitbesteden van het plannen en verzorgen van zakenreizen biedt meer voordeel, omdat je het centraal regelt.

De voordelen van het centraal regelen van reiscomponenten

• Duty of care. Als werkgever heb je voor je mensen die op zakenreis zijn een zorgplicht. Via de ‘Duty of Care’ constructie wordt hiervoor een oplossing geboden, die ervoor zorgt dat jouw zorgplicht wordt overgenomen in geval van bijvoorbeeld ziekte van jouw mensen of een calamiteit in het betreffende land. Het zakelijke reisbureau regelt dan alles voor je
• Administratie/facturatie. Het centraal laten regelen van de reiscomponenten zorgt voor een overzichtelijke en efficiënte administratie. Hierdoor is ook de facturatie een fluitje van een cent
• Overzicht. Geen wirwar aan los geboekte reizen maar een duidelijk overzicht via gedetailleerde (online) rapportages