Ga jij goed voorbereid op zakenreis? Een checklist

De ideale zakenreis verloopt soepel, efficiënt en zonder problemen. Natuurlijk heb je niet overal invloed op, maar goed vooruitplannen neemt al veel obstakels uit de weg. Met deze checklist ben je zeker weten goed voorbereid.

1. Communiceer je reisbehoefte
Dat klinkt misschien logisch, maar hoe meer informatie een zakelijk reisbureau heeft, hoe beter zij kunnen helpen. Geef specifieke reisdoelen aan, de bestemming, opties voor reisdata en het budget. Maar denk ook aan: hotellocatie (wil je in een stadscentrum of juist niet), voorkeuren voor specifieke airlines of bijvoorbeeld de wens voor een huurauto. Hoe completer, hoe beter! Al deze gegevens kun je ook laten opslaan in een handig reizigersprofiel zodat je alles volgende keer bij de hand hebt.

2. Reisdocumenten en verzekering
Voor iedere reis is het belangrijk om te controleren of alle benodigde reisdocumenten in orde zijn en of het paspoort niet verloopt. Ook is het raadzaam om de visumvereisten voor je bestemming te checken en zo nodig op tijd nog een visum aan te vragen. Natuurlijk is ook een zakelijke reisverzekering die medische kosten, annuleringen en andere onvoorziene omstandigheden dekt belangrijk.

3. Beheers de kosten
Uniglobe Two Travel helpt je graag de reiskosten te optimaliseren door de beste tarieven voor je uit te zoeken en te kijken naar andere besparingsmogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan loyaliteitsprogramma’s: soms loont het om bij een bepaalde hotelketen te boeken, omdat dit veel punten oplevert en dus voordeel in de toekomst.

4. Maak gebruik van expertise
Natuurlijk boek je niet voor niets je reis bij een zakelijk reisbureau (zie ook de blog verschillen tussen een vakantie- en een zakelijk reisbureau). Zij beschikken over uitgebreide kennis om jouw zakenreis optimaal te laten verlopen. Zakelijk reisadviseurs kunnen je adviseren over de beste reisroute, gunstigste vliegtijden en aantrekkelijkste prijzen.

5. Maak een checklist
Maak een checklist van alles wat je nodig hebt op reis en wat er nog geregeld moet worden. Zeker bij het inpakken is zo’n overzicht heel handig. Check ook altijd vlak voor vertrek nog de weeromstandigheden op je bestemming. Die extra trui kan soms toch handig zijn!

6. Blijf in contact
Veranderen je plannen of heb je specifieke verzoeken? Laat het zo snel mogelijk weten. Door regelmatig met je reisadviseur te blijven communiceren, kunnen zij jouw zakenreis zo goed mogelijk voorbereiden en probleemloos laten verlopen.

7. Profiteer van 24/7 ondersteuning
En mocht er toch iets mis gaan …Uniglobe Two Travel is altijd bereikbaar voor vragen en spoedsituaties. Valt jouw vlucht uit, kom je ergens vast te zitten of is je hotel bij aankomst opeens gesloten? Dan kun je altijd bellen en helpen zij je om alternatieve oplossingen te zoeken of bijvoorbeeld een nieuwe vlucht te regelen.

8. Reisupdates en veiligheid
Last but not least: hou altijd de reisadviezen en veiligheidsinformatie van jouw bestemming in de gaten. Zeker als je naar een land reist waar het onrustig kan zijn.
 

Met een goed voorbereide reis heb je alles onder controle en ga je ontspannen op reis. Kan je onze hulp gebruiken bij het boeken van een zakenreis? Neem dan contact met ons op! Samen met onze reisadviseurs staat niets een goed geplande zakenreis meer in de weg.