Dé verschillen tussen leisure en zakelijk boeken?

Bij het organiseren van een zakenreis komen hele andere dingen kijken dan bij het regelen van een reis in de leisure sector. Collega Danielle werkte voordat ze bij Uniglobe Two Travel kwam, als reisconsulent in de luxe maatwerkreizen en kent daardoor beide werelden. Ze vertelt over de verschillen en de expertise die komt kijken bij het organiseren van zakenreizen.

Al bijna 1,5 jaar werkt Danielle als Business Travel Expert bij Uniglobe Two Travel waarbij ze zakelijke reizen verzorgd van A tot Z. En daar komt veel bij kijken. Van het boeken van huurauto’s en hotels tot het reserveren van extra bagage of het last minute wijzigen van de reisdata indien nodig. Iets heel anders dan het organiseren van luxe maatwerk reizen. “Mijn specialisme was Australië, Nieuw-Zeeland en de Pacific. Ik ging vaak bij mensen thuis langs om hun wensen te inventariseren voor een mooi, passend voorstel dat aan al hun wensen voldeed.”

Wat zijn de grootste verschillen?
“Met name de looptijd van het proces. Zakelijke reizen zijn veel sneller afgehandeld, het hele proces is korter en sneller geregeld. Verder gaat eigenlijk alles via email en telefoon. Persoonlijk bij klanten langsgaan om een reis te regelen en opties te tonen zoals ik dat voorheen in de leisure branche deed, is hier eigenlijk niet aan de orde. Daarnaast werk ik nu ook ‘wereldwijd’ en focus ik me niet meer op één bepaalde regio of bestemming. Alles komt voorbij, dat is ook wel heel erg leuk!

Daarnaast is een zakelijk reisbureau natuurlijk zeer gespecialiseerd. Het vereist kennis en expertise om een zakelijke reis goed, vakkundig en snel voor een klant te organiseren en te weten wat voor hen het beste werkt. Ook hebben we de profielen van onze klanten in het systeem staan waardoor je veel gegevens snel bij de hand hebt en je minder lang hoeft te inventariseren.”

Bouw je een band op met je klant?
“Als je wat langer aan de slag bent, leer je je klanten zeker heel goed kennen. Als je met regelmaat contact hebt, weet je wat de wensen van een specifieke klant zijn en heb je aan een paar woorden genoeg. Dat maakt het werk echt heel leuk en persoonlijk. ”

Een hele andere werkwijze dan bij het organiseren van zakelijke reizen?
“Zeker! In de leisure branche draait het natuurlijk heel erg om de complete experience en gaan mensen weg met een ander doel dan als ze op zakenreis gaan. Het zijn vaak ook langere reizen met meer details. Zakenreizen zijn veel praktischer. Een hotel moet dan vooral dicht bij het congrescentrum liggen bijvoorbeeld. Uitzicht op zee of een locatie in het sfeervolle centrum van een stad is dan weer minder van belang. Een aanvraag voor een zakelijke reis is daarom ook vaak kort en krachtig. En ook vrij last minute. Meestal krijg ik per email een verzoek met daarin bestemming, datum, soms de voorkeur voor een bepaalde luchtvaartmaatschappij en of er bijvoorbeeld ook een huurauto of hotel geboekt moet worden. Ik ga dan meteen op zoek naar passende opties en stuur die weer per mail door, waarna de klant een keuze maakt. Uiteraard gaat er soms nog wel wat mailverkeer heen en weer over goedkopere opties of bijvoorbeeld toch een dag eerder of later vertrekken. Maar over het algemeen is het proces kort en snel.”

Wat vind je het leukste aan het werken voor een zakelijk reisbureau?
“Toch ook weer het klantcontact, ook al is dat niet persé Face to Face. Je hebt wel vaak contact met dezelfde personen over de mail of aan de telefoon. In de zakelijke reisbranche heb je niet meer het de balie-ervaring waarbij je mensen echt aan je desk krijgt. Dat moet wel je ding zijn. Maar voor mij is de goede band die ik opbouw met klanten juist een van de leukere dingen, in plaats van eenmalige boekingen.”