Wat doet een zakelijk reisbureau nu eigenlijk?

March 10, 2019

Een zakelijk reisbureau zoals UNIGLOBE Travel is niet hetzelfde als een vakantiereisbureau, hoewel het misschien wel zo lijkt. Maar wat doet een zakelijk reisbureau dan wel en wat zijn de voordelen ten opzichte van een vakantiereisbureau of het zelf regelen van je zakelijke reis? Dat zetten we hier op een rijtje.

Aangepast op de wensen vanuit de reiziger en het beleid van het bedrijf

Als je een zonvakantie naar Thailand boekt, geef je aan een vakantiereisbureau door wat je wilt, wanneer, met wie en wat je budget is. Maar wij houden rekening met veel meer. Zo komt er bij zakelijke reizen een reisbeleid kijken. Als bedrijf leg je hierin vast wat de reizigers wel en niet mogen boeken. Bijvoorbeeld: als de vlucht langer dan 8 uur duurt, mag de reiziger business class vliegen. Of: een gewone werknemer mag een auto in de categorie B huren en een werknemer met een managers- of directiefunctie heeft recht op een auto in de D-categorie. Maar in het reisbeleid kunnen ook voorschriften op het gebied van een hotel of bestemmingen worden opgenomen. Wij zorgen ervoor dat de gehele reis conform het reisbeleid is.

En de reiziger dan? Daar houden we natuurlijk ook rekening mee. Dieetwensen zoals een glutenvrij veganistisch dieet zijn geen probleem. Dit nemen we op in het reizigersprofiel. Wil de reiziger bij het raam en niet te dicht bij het toilet zitten? Genoteerd!

Totaaloplossing: van vóór het begin tot ná het einde betrokken

Wij bieden een totaaloplossing. Wij zijn al betrokken bij een bedrijf en de reiziger nog voordat de reis is aangevraagd. Het begint allemaal bij het afbakenen van de reis. Wat is het reisbeleid? Wie is er verantwoordelijk voor het boeken en voor de kosten? Na aandachtig te hebben geluisterd naar deze eisen en details geven we meerdere opties inclusief ticketvoorwaarden. Je kunt dan beslissen welke reis je het meeste aanspreekt. Doordat we een geaccrediteerd reisbureau zijn, mogen we zelf tickets printen. Een vakantiereisbureau heeft hier nog een tussenpersoon voor. Wij kunnen na jouw goedkeuring dus meteen je ticket printen en doorsturen.

Daar houdt het niet op. Wat nou als er wijzigingen komen in de reis? Wat te doen als er vertraging is of als de reiziger een overstap heeft? Wij zijn op alles voorbereid en kunnen snel handelen. Mochten er problemen zijn buiten de kantoortijden, dan hebben wij een 24-uurs dienst. Werk je bijvoorbeeld in de offshore en marinebranche, dan heb je vaak te maken met verschoven afspraken of onberekenbare projecttijden. 

Als je aankomt op je bestemming of weer thuis, kunnen we ook een transfer naar een hotel of je huis regelen. Stoppen we daar? Nee…

Mogelijkheid tot rapportages achteraf

Meten is weten. Van tevoren kun je aangeven of je wilt dat we rapportages gaan maken. Elk jaar of half jaar zitten we met jou samen om de cijfers te bespreken. Stel bijvoorbeeld dat je allemaal “vaste” vluchten hebt geboekt, maar dat er blijkt dat veel vluchten uiteindelijk gewijzigd zijn. Dan heb je hier veel kosten aan gehad, want je moest elke keer wijzigingskosten betalen. Zo weet je dat je dit beter anders aan kunt vragen, om geld te besparen.

Maar het gaat verder. Stel dat je een project op de planning hebt, waarbij je regelmatig naar een bepaalde bestemming moet vliegen. Dan kunnen wij in gesprek gaan met de luchtvaartmaatschappij om een routedeal te maken. Je vliegt immers vaak op een bepaald traject. Als je midden in zo’n project zit, kan een rapportage inzicht geven in dit soort zaken waardoor je je beleid aan kunt passen.

Wij kunnen je ook betere tickets aanbieden op basis van dit soort rapportages. Als we zien dat jij vaak voor het goedkoopste ticket gaat, kunnen we meer soortgelijke tickets zoeken. Zo is het aanbod relevanter. Jij kunt je beleid hier ook weer op aanpassen, bijvoorbeeld: neem altijd het goedkoopste ticket, behalve als... [lijstje met uitzonderingsgevallen].

Voordelen van een zakelijk reisbureau

Een zakelijk reisbureau doet dus veel meer dan een vakantiereisbureau, omdat de insteek heel anders is. Wij streven naar een comfortabele reis van A tot Z voor de beste prijs en het hele pakket moet aansluiten op je reisbeleid en bij je bedrijf passen. We reageren snel en denken graag mee. We willen er voor iedereen het beste uit halen.

Veiligheid staat bij ons hoog in het vaandel. Als je zelf je reisje naar Thailand boekt via KLM, moet je allerlei gegevens invullen. Je adres, paspoortnummer, creditcardgegevens en allerlei contactgegevens worden dan ergens op een server opgeslagen. Niet zo’n fijn idee gezien het aantal datalekken! Wij doen dit anders. Buiten het feit dat wij veel tijd en geld investeren in een veilige omgeving, werken wij met virtuele kaarten. Betaaloplossingen zoals AirPlus of American Business Travel account zijn virtueel, dus er is geen creditcard nodig. Jouw creditcardgegevens zijn bij ons bekend en daarop boeken we de vlucht. Jij maakt een afspraak met AirPlus over de betalingen en de verwerkingen. De reiziger heeft deze kaart niet op zak. Dit is dus veel veiliger en er komen geen persoonsgegevens aan te pas.

Lees over ons in het gratis magazine

In april valt de Travel Etc. weer bij onze relaties op de deurmat. Hierin staat elke keer een achtergrondverhaal over een vestiging en deze keer zijn de kantoren van UNIGLOBE Two Travel aan de beurt. Je leest meer over de werknemers, sfeer en cultuur binnen het bedrijf en wat de vestiging doet. Dit persoonlijke verhaal laat nog eens zien dat wij veel persoonlijker, veiliger en meer betrokken zijn bij jouw zakenreis dan een vakantiereisbureau.
Ontvang je dit magzine nog niet? Neem dan eventjes contact met ons op - overigens ook als je gewoon vragen hebt.