Dé verborgen kosten van een inefficiënt reisbeleid

Zonder dat je het doorhebt, kunnen verborgen kosten zich opstapelen! Een goed reisbeleid helpt om reizen efficiënt te boeken en uit te voeren
In deze blog deelt Daniël, Sales- en Accountmanager, de meest voorkomende fouten, de verborgen kosten van een inefficiënt reisbeleid én effectieve oplossingen.

De nummer 1 fout bij zakenreizen

‘Er is geen reisbeleid,’ horen we helaas nog te vaak. Het is misschien niet je dagelijkse taak, maar ongemerkt stapelen de kosten zich op. Wist je dat een inefficiënt reisbeleid tot wel 15% hogere kosten kan veroorzaken?
In de praktijk zien we vaak dat werknemers duurdere opties boeken of kiezen voor vluchten die niet goed aansluiten op geplande activiteiten. Het gevaar hiervan is dat reizigers zich moeten haasten naar vergaderingen en dit onnodige extra kosten met zich meebrengt. Ook kunnen de kosten voor last-minute wijzigingen van vluchten en accommodaties oplopen tot honderden euro’s per boeking.

Zo hoog kunnen verborgen reiskosten oplopen

Bovenstaande soort momenten zorgen niet alleen voor stress, maar ook voor hoge onverwachte kosten die kunnen worden voorkomen.
Stel: je wilt een reis last-minute wijzigen. De wijzigingskosten bij luchtvaartmaatschappijen variëren van € 50,- tot € 300,-. Heb je een non-refundable ticket? Dan ben je mogelijk zelfs het volledige bedrag kwijt. Ditzelfde geldt voor hotels en huurauto’s, waarbij een extra dag of nacht in rekening kan worden gebracht. Dat is dan een bedrag tussen de € 85,- en € 200,- die op je factuur er nog bij komt. Beter kun je dan in zo’n geval voor een wijzigbaar ticket kiezen. In eerste instantie misschien wat duurder, maar uiteindelijk flexibeler en voordeliger.

Bovendien verliezen werknemers vaak onnodig veel tijd aan het zoeken naar reisopties, het indienen van reisaanvragen en het verwerken van onkostendeclaraties. Ook deze tijd en kosten kun je je besparen middels een goed reisbeleid of door gebruik te maken van een zakelijke reispartner.

3 stappen naar een efficiënt reisbeleid!

Eigenlijk is de oplossing een schot voor open doel: een actueel reisbeleid. Dit hoeft niet eens zo uitgebreid.
Ik vertel je graag wat de eerste 3 van de 5 belangrijkste stappen zijn om mee te beginnen:

1. Bepaal het doel van jouw reisbeleid
   Wil je kosten beheersen, een veilige en prettige werkomgeving creëren of medewerkers helpen bij het maken van de juiste reiskeuzes? Schrijf je doelstelling op als basis voor het uitschrijven van je reisbeleid.
    
2. Stel duidelijke reisregels op
   Stel richtlijnen op over welke reisopties toegestaan zijn en welke niet. Gebruik een centraal boekingssysteem, zoals UBI, waarmee je zicht houdt op de gemaakte keuzes en kosten. Door de bookingstool met jouw reisregels te laden voorkom je dat werknemers andere opties kunnen kiezen die buiten het reisbeleid vallen.
    
3. Zorg voor een heldere boekingsprocedure
   Creëer een gestroomlijnd proces voor het boeken van reizen, waarbij fouten zoals dubbele of foutieve reserveringen worden voorkomen. Voeg eventueel een goedkeuringsstap toe voor extra controle. Maak gebruik van de juiste tools of werk samen met een reispartner om de meest efficiënte en voordelige reis te boeken binnen jouw reisbeleid.

Hopelijk hebben we je laten zien waarom een goed reisbeleid dus essentieel is en je onnodige kosten hiermee voorkomt. Wil je weten welke stappen er nog meer gezet kunnen worden, download dan onze onepager “Reisbeleid in 5 stappen”, voorzien van praktische voorbeelden.

Liever direct weten wat een zakelijk reisbureau voor jou kan besparen? Bekijk dan onze unieke budgetcalculator voor een overzichtelijke kostenvergelijking.