Haal de stress uit zakenreizen: Ontdek de kracht van slim reismanagement

Menig HR-manager staat voor de schone taak om het complexe reisbeheer van de organisatie te stroomlijnen. Het bijhouden van de reiskosten, het naleven van het reisbeleid, het beheersen van de uitgaven, het is nogal wat. Alsof dat nog niet genoeg is, moet je ook de ecologische voetafdruk van je bedrijf in de gaten houden en zorgen dat je voldoet aan de strengste beveiligingsnormen. In deze blog vertelt Ronald Widdershoven, mede-eigenaar van Uniglobe Two Travel, hoe een slim reisbeheersysteem bijdraagt aan zowel je productiviteit als je gemoedsrust.

Vaarwel aan maandagochtendgedoe

Stel je voor. Elke maandagochtend weer start je de week met het verzamelen van reisgegevens uit verschillende bronnen: e-mails, facturen, spreadsheets en reisapps. Het management wil een rapportage over de reiskosten van de afgelopen maand, de CO2-uitstoot, en inzicht in mogelijke besparingen. Dit kost tijd, kan foutgevoelig zijn en het is misschien niet per se een klus waar je als HR-professional heel gelukkig van wordt. En dan moet je nog maar hopen dat je rapport volledig is, want de informatie staat overal en nergens en is moeilijk te verifiëren.

Gestroomlijnd overzicht

Hoe heerlijk zou het zijn als je direct toegang hebt tot een dashboard dat alle reisinformatie van jouw organisatie overzichtelijk weergeeft? Dat kan met UG Reports van Uniglobe Two Travel. Zo zien jij én het management onmiddellijk de totale uitgaven, verdeeld over vluchten, hotels en treintickets en ander vervoer, allemaal in real-time. Dit geeft je de mogelijkheid om snel beslissingen te nemen, beleid bij te sturen en onnodige uitgaven te vermijden. Je hebt ook meteen een helder beeld van de milieueffecten van jullie reisactiviteiten, waardoor je een stuk gemakkelijker strategieën voor verduurzaming kunt implementeren.

Safety first, niet alleen onderweg

Beveiliging is een prioriteit en dat geldt niet alleen in de lucht of op de weg, dat geldt ook online. Door te werken met een systeem dat voorziet in tweestapsverificatie ben je niet alleen extra beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang of datalekken, maar volg je ook de laatste beveiligingsstandaarden. Gezien de gevoeligheid van reis- en persoonsgegevens is het een hele geruststelling dat dat geregeld is.

Van inzichten naar actie

Dankzij gedetailleerde rapportages over afdelingen, reizigers, kostenplaatsen, en projectnummers, is het eenvoudiger dan ooit om inzicht te krijgen in het reisgedrag en de reisuitgaven van je organisatie. Zo kun je gerichte verbeteringen doorvoeren, van een aangescherpt reisbeleid tot het slim onderhandelen over degelijke contracten. Dát is het betere werk!

Meer weten?

Wil je weer de controle over het reismanagement binnen jouw organisatie? Ontdek hoe UG Reports van Uniglobe Two Travel je kan helpen om niet alleen tijd en geld te besparen, maar ook om een duurzamer en veiliger reisbeleid te voeren? Meer weten? Neem contact op.

Nog geen concreet vraagstuk, maar wel zin in een snufje inspiratie in je mailbox?