Wat komt er kijken bij een topsportreis?

Bij het organiseren van een topsportreis komt heel wat kijken. Waar moet je allemaal rekening mee houden en hoe zorg je dat alles soepel verloopt? Mede-eigenaar van Uniglobe Two Travel, Edwin vertelt je er alles over.

Bij Uniglobe Two Travel geloven we heel sterk in partnerships. Samenwerkingen waar je op gelijkwaardig niveau met elkaar samenwerkt, dus niet de traditionele klant-leverancier verhouding. Edwin: “Ik vind het belangrijk om aan twee kanten actief met elkaar mee te denken. Daarvoor moet je dicht tegen elkaar gaan zitten en elkaar begrijpen maar ook vertrouwen.”

Dat geldt ook voor het samenwerken met een club bij het organiseren van een topsportreis. De meerwaarde van Uniglobe zit ‘m daarbij echt in het brengen van ervaring uit de reiswereld en het meedenken met de betreffende club. “De sportreis zelf is redelijke strak ingeregeld, dat wordt grotendeels door de club bepaald”, vertelt Edwin. “Wij denken mee met de details. Wil de club een hotel bij het stadion of juist liever dichtbij de luchthaven? Wat is de slimste route van hotel naar stadion? We delen alles met de klant, dat schept vertrouwen en creëert een sterkere band.”

Succesvolle samenwerking
Gelijkwaardigheid is dus een belangrijke pijler bij het organiseren van een topsportreis. Maar het uiteindelijke resultaat: een tevreden klant, dat is waar het om gaat. “Voorop staat dat we altijd willen dat de klant tevreden en enthousiast is. Dat bereik je vaak door precies te doen wat ze vragen, maar juist ook door mee te denken en suggesties te doen waar zij zelf niet aan hebben gedacht. Dan creëer je een hele succesvolle samenwerking en dat zorgt weer voor langdurige relaties. Edwin: “Met veel partijen en clubs doen we al jaren zaken. Hoe meer je van elkaar weet en hoe meer je met elkaar werkt, hoe beter je op elkaar ingespeeld raakt. Dat resulteert in hele prettige samenwerkingen.”

Van A naar B
Maar wat komt er allemaal kijken bij het organiseren van zo’n topsportreis? Uiteraard is er de reis, het noodzakelijke kwaad om van A naar B te komen. Die moet het liefst zo efficiënt mogelijk verlopen. Maar er is meer. “Wij zorgen ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is en dat alle voorzieningen op locatie in orde zijn. Sporters raken bijvoorbeeld wel eens geblesseerd. Dan moeten wij wel zorgen dat er in het spelershotel voldoende ijs aanwezig is. Of dat alle bagage zo dicht mogelijk bij de ingang van een hotel wordt afgeleverd. Het zijn vaak kleine details, maar die maken wel het verschil of zo’n reis aangenaam verloopt.”

Een inspectiereis voorafgaand aan de daadwerkelijke reis is daarom meestal vaste kost. “Een inspectiereis is echt heel belangrijk voor een goede voorbereiding” zegt Edwin. “Met eigen ogen ervaren en zien wat de beste routing is, welke deur je moet hebben en hoe lang het duurt om van de ene naar de andere locatie te komen bijvoorbeeld. Een goede voorbereiding is echt het halve werk.”

Kleur geven
Naast alle praktische details, besteedt Uniglobe ook aandacht aan het inkleuren van de reis. Soms letterlijk. “We hebben bijvoorbeeld wel eens een clubsticker op de buitenkant van een vliegtuig laten plakken. Of in het toestel alle headrestcovers, de vervangbare stofjes die op de bovenkant van je stoel zitten, met het clublogo laten bedrukken. Dat geeft echt het gevoel alsof het je eigen toestel is. Of we gaan ergens eten met een sponsor en de menukaarten in het restaurant hebben hun logo op de voorkant. Je kunt op heel veel punten een reis inkleuren en er echt een persoonlijke beleving van maken. Wij denken daarin graag mee en weten goed welke mogelijkheden er zijn.”

Event management tool
En dan zijn er natuurlijk nog alle persoonsgegevens en checklists. Om dat van een grote groep te verzamelen is vaak een hele klus. Bij Uniglobe hebben we daarvoor een handige event management tool. Edwin legt uit: “Zodra een bussinessclubreis in de steigers staat, kunnen clubleden zich via deze tool aanmelden en hun gegevens achterlaten.” En dat zijn niet alleen persoonsgegevens. “Denk bijvoorbeeld ook aan dieetwensen, kamervoorkeuren en het wel of niet mee willen doen aan excursies. Al deze gegevens verzamelen we in deze tool, zodat we uiteindelijk een duidelijk totaaloverzicht hebben.” Zo’n compleet overzicht zorgt ervoor dat een topsportreis altijd op rolletjes verloopt. Hoewel je natuurlijk nooit alles in de hand hebt. “Als je op reis bent met een grote groep mensen, gebeurt er altijd wel iets. Iemand wordt ziek, iemand heeft zijn paspoort op de hotelkamer laten liggen. Op zulke momenten zijn wij er om dingen te regelen en te helpen waar we kunnen. Daar maken we echt het verschil.”

Samenwerken?
Ben je geïnteresseerd in een topsportreis met Uniglobe Two Travel? Bekijk hier wat we voor je kunnen betekenen.
Wil je meer weten over sportreizen en partnerships? Luister dan ook onze podcasts (3 afleveringen in serie twee ‘Sport & reizen).