The making of...

Jouw Incentivereis in 5 stappen

Waar begint het organiseren van een succesvolle groepsreis? Niet de spreadsheet, maar jouw doel is het startpunt. Wat wil je bereiken? Als dat helder is, kan TripEEE bouwen. Een incentivereis kán complex zijn, maar TripEEE kan jou hier helemaal in ontzorgen.

1) Intake: doel eerst, tickets later
We starten met een korte intake. Jij vertelt je doelstelling, het aantal reizigers, de vibe (hands-on, zakelijk, luxe, relaxed) en je harde eisen. We vragen door op inhoud, timing, budget, duurzaamheid, dieetwensen en toegankelijkheid. Zo ontstaat een scherp kader waarbinnen we kunnen verrassen zonder af te dwalen.

2) Concepten met scenario’s
Op basis van de intake presenteren we heldere opties: bestemming, route, locaties, activiteiten en indicatieve prijzen. Jij ziet meteen hoe een programma eruit kan zien, wat het kost en hoe het voelt.

3) De invulling vastzetten
Keuze gemaakt? Dan leggen we alles vast: vluchten of treinreis, hotel, activiteiten, zalen, catering, transfers en on-site crew. We maken een strakke tijdlijn. Waar nodig zetten we onze Event Management Tool klaar. We zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Zo voorkomen we ruis.

4) Data op orde
Deelnemersinformatie verzamelen is vaak het taaiste stuk. Maar wist je dat dat eenvoudig via onze Event Management Tool kan. Deelnemers lopen hier vlot doorheen en laten gegevens achter zoals: aanmelding reis/activiteiten (ja/nee), voorkeuren, paspoort- en dieetdata, plus overige relevante afspraken. Zo hebben wij die direct en overzichtelijk in bezit, zonder dat jij hier omkijken naar hebt. Dit alles met een landingspagina in jouw huisstijl en de mogelijkheid om eenvoudig mails en reminders te laten sturen. Hoe makkelijk kan het zijn?

5) Het moment suprême en de nazorg
Reisdag! We voeren het programma uit zoals gepland. Eventuele begeleiding vanuit TripEEE stuurt ter plekke bij: loopt er iets anders dan gepland, dan lossen we dat op de achtergrond op. Jij focust op inhoud; wij zorgen voor rust in de tent.
Na afloop evalueren we kort: wat werkte, wat kan slimmer, en je krijgt een transparant kostenoverzicht. Zo bouw je aan een format dat elk jaar beter wordt.

Waarom dit voor jou werkt
Wij geloven in een slimme mix van techniek én mensen met verstand van reizen en persoonlijke aandacht voor wat jij wilt. Het gaat niet enkel om de reis, maar het moet ook werken en resultaat opleveren: efficiënt voor je team, prettig voor je deelnemers en kostentechnisch te verantwoorden.

Een incentivereis in de planning? De allereerste stap blijft die naar TripEEE!

Tot binnenkort?