Waarom is een compleet reizigersprofiel belangrijk?

Een profiel is meer dan een kopie van je paspoort. Waarom is het zo belangrijk dat jouw reizigersprofiel compleet is? Mede-eigenaar van Uniglobe Two Travel, Ruben Widdershoven legt het uit.

Het is zaterdagmiddaglaat als bekend wordt dat vlucht KL 816 naar Malaga van zondagochtend uitvalt. De vlucht waarop zakenreiziger Willem geboekt staat om een congres bij te wonen in de zonnige Spaanse stad. De luchtvaartmaatschappij probeert alle passagiers in te lichten dat de vlucht gecanceld is en dat zij worden omgeboekt naar een vlucht op maandagochtend. Van Willem ontbreken echter de contactgegevens en dus is hij onbereikbaar. Met als gevolg dat hij zondagochtend voor niets op Schiphol staat en onverrichter zaken weer naar huis kan.

Bovenstaande is slechts een voorbeeld, maar wel een die illustreert hoe belangrijk een compleet reizigersprofiel is voor jouw organisatie en medewerkers. Ruben vertelt graag wat een reizigersprofiel inhoudt en waarvoor deze gegevens dienen.

Wat staat er in een reizigersprofiel?
“In een reizigersprofiel staan alle zaken die voor ons en de reiziger belangrijk zijn voor een goede planning van de trip. Dat begint natuurlijk met vaste gegevens zoals paspoort informatie, emailadres en mobiel telefoonnummer. Dit wordt aangevuld met het reisbeleid van het bedrijf, als dit er is. Daarnaast komen in een profiel ook andere dingen die voor de reiziger belangrijk zijn, zoals loyaliteitskaarten van airlines, hotels en autoverhuurmaatschappijen, stoel- en maaltijdvoorkeuren en contactgegevens in geval van nood.”

Wat doet Uniglobe Travel met deze gegevens?
“Wij slaan deze gegevens op in onze centrale profiel systemen en gebruiken deze bij iedere reis die aangevraagd wordt. Deze data zijn goed beveiligd en de opslag voldoet aan alle eisen van de AVG en PCI/DSS. Wanneer iemand niet meer voor een bedrijf reist en ook niet meer nodig zijn, dan verwijderen we deze gegevens.”

Waarom is een compleet profiel zo belangrijk?
“Uiteraard zijn de belangrijkste gegevens natuurlijk het paspoort, emailadres en telefoonnummer. Maar ook met de andere gegevens kunnen wij veel zaken snel en goed regelen. En dan zijn er natuurlijk nog spoed situaties, zoals het bovenstaande voorbeeld. Als een vlucht uitvalt, vertraagd is of gewijzigd wordt, is het natuurlijk heel vervelend als de betreffende reiziger buiten kantoortijden niet bereikt kan worden door de airline.”

Welke gegevens worden het meest vergeten?
“Wij ontvangen voor nieuwe reizigers vaak alleen een kopie van het paspoort. Het persoonlijke emailadres en telefoonnummer worden daarbij het vaakst vergeten. En dan kunnen er dus situaties ontstaan zoals hierboven beschreven. Dat wil je natuurlijk ten alle tijden voorkomen.”

Profiel aanmaken
Een van de voordelen van klant zijn bij Uniglobe Two Travel is dat je voor iedere reiziger in jouw organisatie een handig profiel aan kunt maken. Hierin staan alle belangrijke gegevens, voorkeuren en bijzonderheden van de reiziger vermeld, zodat jij, en wij, daar niet iedere keer opnieuw om hoeven te vragen.

Wil jij voor jouw organisatie een nieuw profiel aanmaken of aanvullen?
Dat kan heel snel en makkelijk via deze link.