Hoe kun je zo productief mogelijk zijn tijdens je zakenreis

Als zakenreiziger ben je veel onderweg, maar reistijd is doorgaans geen productieve tijd. Van voordeur tot bestemming ben je vaak uren verder. Handig dus als je die uren wel nuttig kunt besteden. Met onderstaande tips maak jij ook van loze uren op de luchthaven of in je hotelkamer, waardevolle werktijd.

Plan en communiceer vooruit
Maak voordat je vertrekt een gedetailleerd reisschema en plan je werkzaamheden. Bepaal welke taken er echt af moeten zijn voor je vertrekt en welke wellicht kunnen wachten of op locatie uitgevoerd kunnen worden. Betrek ook je collega’s en teamleden bij je werkzaamheden en draag zaken over waar nodig. Onderweg kun je in contact blijven via mail, instant messaging-apps of video calls. Vergeet ook niet je reisschema en contactgegevens op locatie te delen met het thuisfront.

Benut je reistijd
Vaak ben je al uren van tevoren op een luchthaven aanwezig. Gebruik die uren om mails weg te werken, een presentatie door te nemen of nog wat telefoontjes naar zakenrelaties te plegen. Ook tijdens je vliegreis kun je op je laptop veel doen, maar zorg altijd dat je belangrijke documenten offline hebt staan, mocht je geen wifi hebben aan boord. Reis je met de auto dan kunnen podcasts of audioboeken die relevant zijn voor je werk, je reistijd nuttiger maken.

Creëer een comfortabele werkruimte
Natuurlijk is dat op reis niet altijd mogelijk, maar benut de mogelijkheden die je wel hebt. Ben je een frequent flyer maak dan gebruik van de lounge op de luchthaven waar je vaak goede werkplekken en rustige hoekjes kunt vinden. Dat kan vaak ook tegen betaling, mocht je geen privileges hebben. Verblijf je in een hotel, zorg dan van tevoren dat je een kamer hebt met bureau en stoel zodat je ook daar ongestoord kunt werken. Minimaliseer afleidingen en zet meldingen op je telefoon uit en sluit onnodige tabbladen zodat je je volledig kan concentreren op de taken die je moet voltooien.

Maak gebruik van technologie
Met alle handige programma’s en apps van tegenwoordig is timemanagement een koud kunstje geworden. Installeer handige apps op je smartphone of tablet waarmee je documenten kunt organiseren, notities kan maken, bestanden kan synchroniseren tussen meerdere devices en toegang kunt krijgen tot belangrijke informatie. Ook als je even geen internet hebt en dus offline bent.

Organiseer je documenten en bestanden
Overzicht geeft rust en werkt efficiënt! Zorg er dus voor dat je belangrijke documenten en bestanden op je laptop georganiseerd houdt. Werk met mappen en maak gebruik van cloudopslagdiensten zoals Google Drive, Dropbox en OneDrive. Zo kun je bestanden altijd en overal op ieder apparaat gebruiken.

Zorg voor Wi-Fi of mobiele hotspot
Online bereikbaar zijn is essentieel als je op zakenreis bent. Veel hotels, luchthavens en restaurants hebben gratis Wi-Fi en zelfs tijdens lange vluchten bieden de meeste maatschappijen tegenwoordig Wi-Fi aan. Wil je echter niet op een openbaar netwerk je bestanden delen, of wil je er echt zeker van zijn dat je altijd en overal internet hebt, maak dan gebruik van een mobiele hotspot om je werkzaamheden voort te zetten.

Last but not least: vergeet niet te ontspannen!
Met al die moderne technologie is het verleidelijk om altijd aan te staan en bereikbaar te zijn, zeker op zakenreis. Maar vergeet vooral niet om af en toe ook even te ontspannen. Zo blijf je fit en alerter. Zet je laptop en telefoon uit, geniet van de omgeving of neem een duik in het hotelzwembad. Niet iedere minuut hoeft productief te zijn, denk ook aan je welzijn!