Efficiënt beheer van reizigersprofielen? Een verademing voor HR-managers

Word je soms tureluurs van het bijhouden van de reisgegevens van je collega’s? We kunnen het ons levendig voorstellen. De één eet uitsluitend glutenvrij, de ander vliegt alleen met de Blauwe Zwaan of in een Airbus A321-100, een derde wil per se in een automaat rijden en van de vierde verloopt haar creditcard volgende week. Zie dat allemaal maar in dat Excelletje te verwerken. Je zou van minder een zenuwinzinking krijgen. In deze blog vertelt Ruben Widdershoven, mede-eigenaar van Uniglobe Two Travel, dat het ook allemaal stukken makkelijker kan. Wedden dat je straks weer lekker slaapt?

De uitdaging: het bijhouden van talloze details

Als je verantwoordelijk bent voor de zakenreizen binnen je organisatie, weet je ook hoe verdraaid omslachtig het kan zijn om alle reisprofielen up-to-date te houden. Wie is geautoriseerd om reizen te boeken en voor wie? Wie kun je benaderen in geval van een calamiteit? Wat zijn de stoelvoorkeuren, maaltijdvoorkeuren, creditcardgegevens, paspoortgegevens en vervaldata. Om maar eens iets te noemen. Als je dat in Excel bijhoudt, moet je zelf elke verandering handmatig bijwerken. Niet alleen tijdrovend en reuzesaai, maar ook heel foutgevoelig. Voor je het weet staat er iemand met een verlopen paspoort op Schiphol of met een oude creditcard op Dubai International Airport. Zo kan een klein foutje leiden tot grote vertragingen of zelfs tot het mislopen van belangrijke afspraken. En daar wordt niemand gelukkig van.

De oplossing ligt dichterbij dan je denkt

Wat als ik je vertel dat er een manier is om al deze gegevens efficiënter te beheren? Wat als je collega's hun eigen reisprofielen kunnen bijwerken in een gebruiksvriendelijk systeem? Dat zou een enorme verademing zijn, nietwaar? Met Umbrella faces kunnen je collega’s zelf hun profielen beheren en updaten, van paspoortgegevens tot voorkeuren voor stoelen en maaltijden. Nieuw paspoort? Geen probleem, binnen een paar klikken is de informatie bijgewerkt. Creditcard bijna verlopen? Het systeem stuurt een herinnering. Dit zorgt niet alleen voor een proces dat loopt als een zonnetje, maar geeft jou als HR-manager ook de mogelijkheid op in te spelen op mogelijke problemen voor ze überhaupt ontstaan. En natuurlijk alles netjes in overeenstemming met de AVG en PCI/DSS-normen én volgens jullie eigen reisbeleid. Hoef je daar niet meer van wakker te liggen…

Meer weten?
Wil je ook grip krijgen op het reisbeheer binnen jouw organisatie? Neem contact op met Uniglobe Two Travel: dé reispartner in zakelijk reizen voor het mkb, waar persoonlijke aandacht altijd voorop staat en we online techniek inzetten waar het kan.