Een zakelijke groepsreis in de planning? Hier moet je op letten

Bij het samenstellen en organiseren van een zakelijke groepsreis komt veel kijken. Waar moet je op letten bij het aanvragen hiervan en wat zijn aspecten om vooraf al in kaart te brengen? Collega Lynn voor ‘t Hekke, projectmanager MICE bij TripEEE, geeft tips en advies.

TripEEE verzorgt de groepsreizen voor Uniglobe Two Travel. MICE (Meetings, Incentives, Conferences en Events) groepsreizen zijn heel anders dan reguliere zakenreizen en vereisen veel communicatie, planning en voorbereiding. Het allerbelangrijkste bij het aanvragen en organiseren van een groepsreis is dat dat je een doel in het achterhoofd houdt. Wat wil je bereiken met de reis? Is het puur zakelijk of zitten er ook fun-elementen in? Wat is een passende bestemming?

Lynn en haar collega’s stellen jaarlijks honderden groepsreizen samen. “Onze reizen zijn altijd persoonlijk en op maat. We bieden dus geen standaardpakketten aan, maar creëren echt een reis die volledig bij jouw wensen past.” Het is daarbij belangrijk om een aantal aspecten van tevoren in kaart te brengen, zodat er gericht gezocht en geadviseerd kan worden.

1. Doel van de reis
   “Je kunt ons alleen het vervoer en hotel laten regelen, maar we kunnen een bedrijf ook totaal ontzorgen door een dag-/avondprogramma samen te stellen en zelfs reisbegeleiding mee te sturen. Het is daarom belangrijk dat we het doel van de reis kennen en weten wat een bedrijf of groep eruit wil halen.”
2. De reisperiode en bestemming
   Zijn er exacte data waarop gereisd moet worden of mag het ook een dag eerder of later? Zijn er meerdere weken/weekenden die geschikt zijn? Vertrekpunt en bestemming zijn natuurlijk ook van belang. “Het is handig om van tevoren al een top 3 bestemmingen te hebben, zodat wij gerichter kunnen zoeken. Vind je een zonnige bestemming belangrijk of moeten er interessante bedrijven uit jouw branche in de buurt zijn die je kunt bezoeken? Uiteraard kunnen wij hierin ook adviseren.”
3. Aantal personen
   “Bij TripEEE stellen we reizen samen voor groepen vanaf 10 personen. Het is belangrijk dat we vooraf een indicatie van de groepsgrootte krijgen, zodat we een gericht prijsvoorstel kunnen doen voor bijvoorbeeld vluchten, en weten op wat voor een soort accommodaties we kunnen zoeken. Een groep van 50 man in een boetiekhotel gaat bijvoorbeeld niet werken. Ook de samenstelling van de groep is bepalend om een goede invulling aan het programma te geven”
4. Vervoer en hotel
   “Hoe wil je reizen? Met de bus, het vliegtuig of de trein? Ook de locatie van het hotel is belangrijk. Bedrijven die naar een beurs gaan, zitten meestal liever in een hotel dicht bij het beursgebouw, terwijl een groepsreis met als doel teambuilding een voorkeur heeft voor het centrum van een stad of juist een afgelegen plek.”
5. Duurzaamheid
   “Tegenwoordig is duurzaamheid een steeds belangrijker wordende factor. Is jouw bedrijf erg met duurzaamheid bezig, dan is het handig ons te laten weten dat je bijvoorbeeld alleen naar bestemmingen wil die met de trein of bus bereikt kunnen worden. Of die alleen in Nederland liggen, zodat er niet ver gereisd hoeft te worden.”

Samenwerken met de klant
Lynn ziet het samenstellen van een groepsreis echt als een samenwerking. “We vragen naar de wensen van de klant en proberen daar iets moois op samen te stellen. Aan de andere kant hebben we ook wel echt input van de klant nodig over het doel van de reis nodig en wat ze precies willen bereiken.”

Services die TripEEE daarbij aanbiedt om te ontzorgen variëren van het adviseren over geschikte bestemmingen tot het meedenken over de logistiek. “Als een bedrijf in Arnhem zit en ze vliegen vanaf Schiphol, dan kunnen we bijvoorbeeld aanbieden om een bus naar de luchthaven te regelen vanaf het kantoor”.

Ook handig en efficiënt is de event management tool, waarbij de klant een link toegestuurd krijgt. Hierop kunnen alle deelnemers hun persoonlijke gegevens invullen zoals paspoort, dieetwensen en bijvoorbeeld hun keuze aangeven voor activiteiten die worden aangeboden. “Voor de contactpersoon bij het bedrijf is dit heel fijn, want die hoeft niet bij iedereen zelf alles te gaan opvragen en voor ons is het handig omdat wij alles overzichtelijk in een Excel document kunnen uitdraaien en in één oogopslag zien hoeveel kamers we bijvoorbeeld moeten boeken.”

Nog enkele handige tips
TripEEE neemt dus veel voor je uit handen. Lynn heeft nog wel een aantal tips om mee te nemen bij een brainstorm over een groepsreis:

• Vraag je reis tijdig aan
  “Hoe eerder wij jouw aanvraag ontvangen hebben, hoe groter de kans dat alles volledig naar wens nog mogelijk is. De meeste vluchten en hotels zijn al vanaf 1 jaar voor reisdatum beschikbaar.”
• Wees realistisch qua budget
   “Zorg dat je een reëel budget hebt. Een exact bedrag meegeven, is lastig vanwege de eindeloze mogelijkheden, maar ook in de reisbranche is alles helaas duurder geworden. Het budget van de groepsreis van 4 jaar geleden is vaak niet meer realistisch.”
• Breng je wensen in kaart
  “Hoe moet jouw reis eruitzien? Wat zijn je verwachtingen? Gaan jullie op een teambuildings-reis en zijn vooral goede restaurants en leuke activiteiten belangrijk, of is het doel een bedrijfsbezoek en zoek je vooral naar praktische mogelijkheden? Hoe meer details, hoe beter wij een fantastische reis voor je kunnen samenstellen.”
   

Interesse in een groepsreis?
Denk jij erover om een zakelijke groepsreis te organiseren? Neem dan gerust contact met TripEEE op om te informeren naar de mogelijkheden.