Dé managementtool voor het organiseren van een groepsreis

Wil je een groepsreis organiseren, maar vraag je je af hoe je dat overzichtelijk houdt? Bij Uniglobe Two Travel werken we met een handige Event Management Tool die het beheren en organiseren van een groepsreis of evenement heel eenvoudig maakt. Collega Lynn legt de voordelen aan je uit.

Een reis met meerdere personen of zelfs een grote groep: het vergt een hoop organisatie en regelwerk. Want hoe hou je alle belangrijke informatie bij elkaar en op welke manier kan je de individuele voorkeuren van de deelnemers het beste registreren? Lynn: “Met onze Event Management Tool kunnen wij een gepersonaliseerde omgeving voor jouw reis creëren. We kunnen hierin bijvoorbeeld belangrijke gegevens van deelnemers veilig verzamelen zoals namen, paspoortgegevens, maar ook specifieke voorkeuren verzamelen, het reisprogramma delen en e-mails versturen naar alle deelnemers van de groep. Daarnaast is de tool gekoppeld aan een handige mobiele app zodat alle informatie ook op de reisbestemming eenvoudig in te zien is.”

De Voordelen
Verreweg het grootste voordeel voor de directe contactpersoon van de reis is dat deze niet meer zelf alle reizigersgegevens hoeft te verzamelen. Lynn: “Dat is vaak een tijdrovende en intensieve klus, maar dankzij onze tool krijgt iedere deelnemer aan de reis zijn eigen account waar hij/zij de benodigde gegevens kan invoeren. En niet alleen de praktische informatie, ook bijvoorbeeld dieetwensen of voorkeuren voor deelname aan bepaalde activiteiten.” Omdat alle informatie in het systeem nu centraal staat opgeslagen, is het ook makkelijker om aanvullende informatie met iedereen te delen.

Maar er zijn meer voordelen:

• Iedere reis krijgt zijn eigen gepersonaliseerde webpagina/omgeving online. Hierop staat ook het reisprogramma. Iedereen die de URL van deze pagina heeft, kan het actuele programma op ieder moment inzien.
• De Event Management Tool is gekoppeld aan een mobiele app. Als er belangrijke wijzigingen zijn, kunnen we vooraf of op bestemming een push-melding uitsturen zodat iedereen meteen op de hoogte is.
• Met het systeem kunnen we ook uitnodigingen, bevestigingen, reminders en andere belangrijke mailings naar de reizigers versturen. Wordt er bijvoorbeeld op een later moment nog een keuze-activiteit toegevoegd, dan kunnen we via een e-mail vanuit de tool de reizigers vragen om hun voorkeur door te geven.
• Met één druk op de knop kun je complete en overzichtelijke deelnemerslijsten uitdraaien met alle benodigde gegevens.

Persoonlijk
De Event Management Tool krijgt eigenlijk louter enthousiaste reacties. Lynn: “We krijgen eigenlijk alleen maar hele positieve feedback op het gebruik van de tool en klanten zetten deze vaak ook weer in op een volgende reis. Reizigers koppelen aan ons terug dat ze het handig vinden om online hun gegevens te kunnen aanpassen of updaten en het programma kunnen inzien.”  Zelf vindt ze het ook fijn om met de tool te werken: “Ik vind het heel handig dat ik voor mijn klanten mooie en gepersonaliseerde webpagina’s kan creëren die er niet alleen mooi uitzien, maar ook zeer gebruiksvriendelijk zijn voor de reizigers. Daarnaast is het voor mij heel fijn dat ik alle gegevens in één overzicht uit het systeem kan halen waardoor de organisatie van de reis gestructureerd verloopt.”

Interesse?
Staat er bij jou binnenkort een event of groepsreis in de planning? Een mooi moment om onze handige Event Management Tool eens uit te proberen. Vraag ons gerust naar de mogelijkheden.