De essentie van de efficiënte financiële afhandeling van een zakenreis

Bij het boeken van een reis sta je niet altijd stil bij wat er aan de achterkant van het proces komt kijken; de financiële afhandeling. Collega Noeska, administratief medewerker bij Uniglobe Two Travel, vertelt over het belang en hoe we het voor jou als klant zo makkelijk mogelijk maken.

De klant boekt een reis en kan zich daarna gaan verheugen op de trip. Voor hem/haar stopt het proces voorlopig even daar. “Maar voor ons niet,” legt Noeska uit. “Nadat de boeking bij ons binnen is gekomen, gaat deze naar de financiële afdeling om alles goed en netjes af te handelen.” En dat aspect is eigenlijk net zo belangrijk als het goed regelen van vliegtickets en hotels. “Als je een goed verlopen reis, afsluit met financiële chaos wordt je niet gelukkig.”

Overzicht
Gelukkig hebben we daar bij Uniglobe Two Travel natuurlijk mooie oplossingen voor. Noeska: “Wij zorgen er bij iedere klant voor dat alles duidelijk op papier staat zodat het voor hen zo makkelijk mogelijk wordt.” Veel klanten werken nog met een persoonlijke creditcard. “Zij boeken daar hun reizen mee, declareren dat bij hun baas. Wij zorgen ervoor dat het bedrijf een duidelijke nota krijgt met daarop alles gespecificeerd; wat het vliegticket heeft gekost, het hotel etcetera. Zo heeft  de klant een goed overzicht en is het eenvoudig  in de boekhouding verwerken.”

Betaaloplossingen
Wat nog beter werkt, is een betaaloplossing speciaal voor de reisbranche; een Business Travel Account (BTA). “Dit is een organisatie gespecialiseerd in het verwerken van financiële transacties voor de reismarkt” legt Noeska uit. “Grotere bedrijven boeken vaak meerdere keren per maand bij ons. Een BTA is dan echt een uitkomst omdat je via die betaaloplossing elke maand een volledig gespecificeerd statement krijgt. Niet alleen met bedragen, maar ook met de namen van de betreffende reizigers, welke luchtvaartmaatschappij, om welke route het ging en welke fees er nog bij komen.” Geen gepuzzel dus.

Persoonlijke benadering
Zoveel mensen, zoveel wensen en ook iedere klant heeft zijn eigen vereisten als het aankomt op betalen. “Gelukkig kunnen wij ons systeem voor iedere klant zo inrichten dat het voor hem of haar zo makkelijk mogelijk wordt” zegt Noeska. Daar gaat een proces aan vooraf. “Onze salesafdeling voert met nieuwe klanten altijd een gesprek om de juiste informatie bij hen op te halen en hun diverse mogelijkheden aan te bieden. Vervolgens wordt alles juist ingeregeld naar de wens van de klant.” Want een zorgeloze start voor de klant, dat is uiteindelijk om draait.

Meer informatie
Wil jij meer weten over de financiële oplossingen die we aanbieden of ben je geïnteresseerd in een BTA?
Neem dan gerust contact met ons op. We nemen de mogelijkheden graag met je door.