Is goedkoop altijd beter?

Het verlagen van reiskosten staat bij veel bedrijven hoog op de agenda Bij het boeken lijkt goedkoop vaak de beste optie, maar is dat niet altijd. Onze sales accountmanager Elvira Lammers legt uit hoe je meer controle houdt over je reiskosten en waar je op moet letten.
 

Allereerst kun je met een duidelijk reisbeleid voor jouw bedrijf al significante besparingen bereiken. We zien dat veel bedrijven sturen op kosten, daarna op reistijd, comfort, voorkeur voor bepaalde luchtvaartmaatschappijen en het welzijn en veiligheid van de medewerker en als laatste op duurzaamheid. Wanneer je oog houdt voor de beste prijskwaliteitverhouding met de meeste duurzame optie en comfort voor de reiziger, heb je het optimaal goed geregeld.
 

Eigenlijk zijn er drie soorten kosten:

• Directe reiskosten. Deze zijn vooraf en tijdens de reis gemaakt en direct zichtbaar. Denk aan bijvoorbeeld vliegticketprijzen, hoteltarieven en vervoerskosten
• Proces- en organisatiekosten. Dit zijn de kosten van de tijd die gestoken wordt in het zoeken en boeken van een reis en het administratief verwerken ervan
• Verborgen kosten. Deze kosten komen vaak achteraf pas tevoorschijn in declaraties en factuurverwerking. Denk bijvoorbeeld aan extra’s op locatie, eten en drinken, eventuele kosten van vervoer ter plaatse etc.

Goed, goedkoop en snel
Het liefst maak je natuurlijk alleen boekingen die aan alle drie de idealen ‘goed, goedkoop en snel’ voldoen. Helaas lukt dat maar zelden. Verleidelijk is het dan om voor snel en goedkoop te gaan, maar dan lever je vaak in op ‘goed’. Bovendien kan een vliegticket wel goedkoop lijken, maar als je medewerker met die optie 12 uur langer onderweg is of twee keer moet overstappen, is dat weer niet heel efficiënt en rendabel. Elvira geeft tips voor het voorbereiden en boeken van reizen:

• Plan zoveel mogelijk vooruit om gebruik te kunnen maken van goedkopere vliegtarieven
• Heeft de medewerker geen bezwaar om vroeg in de ochtend of in de avond te vliegen? Boek dan voor een minder gunstig tijdstip, goedkopere tarieven
• Probeer flexibel te zijn in vertrek- en retourdatum, soms is een dag eerder of later een stuk goedkoper
• Kies voor meer flexibiliteit. Met een goedkoop niet-wijzigbaar ticket ben je uiteindelijk duurder uit als de reis toch verzet of gecanceld moet worden
• Stimuleer het reizen per trein bij afstanden tot bijvoorbeeld 600 km
• Gebruik de meest kosteneffectieve luchtvaartmaatschappij voor de reis in plaats van alles te boeken bij één specifieke maatschappij
• Let op de boekingsklasse (hoeveel betaal je extra voor comfort?) Is businessclass vliegen echt nodig?
• Check bijkomende kosten (zoals bagage en stoelreservering). Een goedkoop ‘kaal’ tarief blijkt vaak achteraf toch een stuk duurder
• Laat corporate deals door jouw reisbureau integreren
• Stel richtlijnen op voor uitgaven voor hotelovernachtingen
• Autohuur pre-paid met all-risk verzekering biedt meer gemak en zekerheid voor reiziger en is vaak onder aan de streep voordeliger
• Boek zoveel mogelijk vlucht, hotel en vervoer in één reservering. Dit scheelt aanzienlijk in tijd (en tijd is geld)
• Zoek & boek in onze online zakelijke one-stop-shop prijsvergelijker

Onze meerwaarde
We zien dat steeds meer organisaties moeite hebben in het managen van hun zakenreizen door een toename aan opties in het reisaanbod. Te hoge kosten en vaak verborgen kosten zorgen ervoor dat zakenreizen vaak duurder uitvallen dan nodig is. Door gebruik te maken van en professionele reisorganisatie zoals Uniglobe Two Travel heb je overzicht en bespaar je gemiddeld zo’n 15 à 20% op reiskosten. Bovendien heb je altijd persoonlijk contact waar je op terug kunt vallen bij vragen of problemen.