De 11 onmisbare vragen bij het organiseren van zakenreizen

Een zakelijk reisbeleid is onmisbaar binnen een bedrijf, maar hoe je die invult is afhankelijk van het doel dat je voor ogen hebt. Het formuleren van doelstellingen als leidraad bij het opzetten van een reisbeleid kan hierbij helpen. Collega Jack van Kessel geeft tips.

Binnen een organisatie is het belangrijk dat iedereen zich conformeert naar het reisbeleid. Jack: “Een reisbeleid moet de cultuur van een organisatie weerspiegelen, maar ook zorgen dat medewerkers begrijpen waarom de richtlijnen zijn opgesteld.” Hoe uitgebreid het beleid is verschilt per organisatie: “Er zijn bedrijven die het op twee A4-tjes krijgen, maar er zijn ook bedrijven die veel meer details opnemen. Het maakt niet uit of je een summier of uitgebreid beleid hebt, als het maar duidelijk is en het doel helder.”

Doelstellingen
Uiteraard staan er in een reisbeleid richtlijnen over het boeken van vluchten of het huren van een auto. Maar er zijn nog tal van andere onderwerpen die vastgelegd kunnen worden.

Jack: “Denk bijvoorbeeld aan keuzes in type vervoer met betrekking tot duurzaamheid: wanneer kies je voor de trein in plaats van het vliegtuig. Maar ook zaken op het gebied van veiligheid en welzijn en natuurlijk de financiën zijn belangrijk om op te nemen”.

Wil je een compleet en gedegen reisbeleid met een duidelijke doelstelling opstellen, denk dan aan de volgende thema’s:

• Zijn er deals gesloten met bepaalde airlines en hebben die (altijd) de voorkeur?
• Is er een maximaal budget per nacht voor hotels?
• Wanneer is de trein een alternatief om CO2 uitstoot te verminderen?
• Wanneer is eerste klas of businessclass toegestaan?
• Hoe traceer je in een noodsituatie je reizigers: ligt er een reisplan en/of totaal overzicht van alle reizigers?
• Hoe zijn je reizigers verzekerd?
• Welke afspraken zijn er omtrent lokale uitgaven ter plaatse?
• Mogen reizen gecombineerd worden met privéreizen?
• Worden reizen na afloop geëvalueerd?
• Wordt alles centraal geboekt via een systeem of wordt alles los geboekt bij diverse aanbieders?
• Hoe verloopt het declaratieproces? Krijgen medewerkers een voorschot, hebben ze een zakelijke creditcard, of wordt er achteraf gedeclareerd?

Actueel houden
Zoals met alles is het belangrijk om je reisbeleid actueel te houden en daar ook een duidelijk verantwoordelijke voor te hebben. Jack: “Wie schrijft het reisbeleid en wie houdt het dus ook up to date? Welke afdelingen zijn hierbij betrokken en hoe worden de regels binnen het bedrijf gecommuniceerd? Allemaal zaken die belangrijk zijn voor een duidelijk en helder reisbeleid.”

Ook een reisbeleid maken?
Wij bij Uniglobe Two Travel helpen je graag met het opzetten van een reisbeleid. Daarvoor hebben we een handige checklist, die je hier kunt downloaden. Heb je nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op.