Dit is wat er komt kijken bij je boeking bij UNIGLOBE Two Travel

November 07, 2019

Waar een boeking voor de klant ophoudt bij een telefoontje en een bevestiging, begint de pret bij ons dan pas. Er komt veel meer bij een boeking kijken dan je zou denken. Hoe werken wij eigenlijk bij UNIGLOBE Two Travel? Hoe zien de afdelingen en werkdagen eruit? Vandaag geven we je een kijkje in de keuken binnen ons bedrijf.


De verschillende afdelingen/rollen binnen UNIGLOBE Two Travel

Wie bij ons op elk kantoor zitten, dat zijn de business travel consultants. Dit zijn de mensen die je aan de telefoon krijgt als je belt of met wie je mailt als er iets niet lukt. Zij zoeken reizen uit en ontzorgen de klanten. Welke rol ze precies spelen, lees je verderop in dit artikel. Elk kantoor heeft ook een office manager. Dit is de manager van de business travel consultants en de andere mensen die op het kantoor zitten. De managers zorgen voor een soepel verloop op het kantoor.

Dan hebben we nog bepaalde afdelingen die we niet op elk kantoor hebben. Account managers en sales medewerkers hebben we bijvoorbeeld op twee van de vijf vestigingen. Zij kunnen vanuit huis werken. Echter zijn ze ook af en toe op kantoor te vinden vanwege het sociale aspect; net zoals bij zakenreizen is het goed voor de sfeer, productiviteit en binding als mensen elkaar “in het echt” zien. Tot slot hebben we nog medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het online gedeelte. Deze zitten op vier van de vijf locaties. Zij doen bijvoorbeeld systeemaanpassingen die niet uitgevoerd kunnen worden door de business travel consultants. Stel dat je een nieuw reisbeleid hebt, dan voeren de medewerkers van de online afdeling deze door in het systeem, waardoor al je zoekresultaten weer kloppen.

En dan zijn er nog een aantal eigenaars die overlappende rollen hebben. In totaal heeft UNIGLOBE Two Travel vier co-owners die allemaal eigen verantwoordelijkheden hebben, variërend van social media tot boekhouding en van sales tot personeel. Het is daarom lastig om de functie een naam te geven, maar ze vervullen alle vier een essentiële rol.


Wat doen business travel consultants precies?

Business travel consultants zijn het leeuwendeel van het personeelsbestand. Als klant krijg je het meeste te maken met deze mensen. Zij beginnen elke dag met het bekijken van de airline berichten. Zijn er bijvoorbeeld vluchten gecanceld? Wat is er gebeurd in de afgelopen uren? Vervolgens sturen zij de offertes (reminders) waarvoor die dag tickets uitgegeven moeten worden. Tussendoor krijgen ze soms spoedgevallen zoals vluchten die plotseling omgeboekt dienen te worden. Ook stromen de e-mails binnen en worden ze gebeld. Voor de business travel consultants is geen week, dag of uur hetzelfde!


Het boekingsproces: van belletje tot bespreking van jaarplan

Er zit een stuk meer achter het boekingsproces dan je zou denken. Wanneer jij een vlucht in gedachten hebt (of in elk geval een idee van een reis) en dat telefonisch of per mail doorgeeft, begint het proces. De business travel consultants doen meer dan precies uitvoeren wat jij zegt. Ze denken proactief mee. Stel dat je een reiziger een dagje naar downtown Londen stuurt voor een meeting, dan is het vervelend als er lange reistijd van het vliegveld naar de bestemming is. In zo’n geval is het wellicht handiger om op het kleinere, duurdere maar meer centrale vliegveld London City te vliegen. Een ander voorbeeld: misschien wordt er normaliter van Schiphol gevlogen, maar ligt je bedrijf eigenlijk net zo dichtbij Rotterdam of Eindhoven airport. De business travel consultants maken dan een voorstel van wat het beste aansluit op de tijden.

Hoort verblijf ook bij je boeking? Dan is het hetzelfde verhaal; er zijn meer manieren om een hotel te boeken dan Booking.com en Expedia. Geef je voorkeur en eisen door en wij gaan aan de slag door onze tools en skills in te zetten.

Maar daar houdt het niet op. Nadat de boeking is gemaakt, blijven wij in beeld. We zijn er namelijk voor tussentijdse assistentie. Denk aan een zieke reiziger, een gecancelde vlucht of een gevaarlijke situatie. Wij handelen hier indien mogelijk proactief op en zijn beschikbaar voor vragen en advies. En na de reis? Dan helpen wij je om de volgende keer een nóg “betere” boeking te maken. Blijkt bijvoorbeeld het gekozen hotel niet fijn of was business class vliegen echt niet nodig, dan kan dat meegenomen worden in de volgende reizen. Uiteindelijk begeleiden de account managers ook een jaarlijkse review. Voor de reiziger is dit niet interessant, maar voor de HR-afdeling of de afdeling finance wellicht wel.

Wist jij dat er zo veel bij jouw boeking kwam kijken?
Mocht je nog vragen hebben over je boeking of over onze services, dan kun je ons altijd even contacten.