Over deze drie aandachtspunten voor je reisbeleid kijken de meeste HR-professionals heen

Ben jij al begonnen met het opstellen van je reisbeleid? Zo niet, lees dan in onze vorige blogpost wat een reisbeleid precies is en waarom het belangrijk is om er eentje te hebben (spoiler: het biedt voordelen voor elke partij!). Nu gaan we nog een stapje verder, want er zijn drie zaken die vaak vergeten worden bij het opstellen van het reisbeleid. Deze aandachtspunten zijn juist van essentieel belang. Als je al een reisbeleid hebt, is dit dus ook relevant om hem tot perfectie bij te kunnen schaven.

Het gaat om meer dan de besparingen

Een reisbeleid gaat niet alleen maar over geld. Natuurlijk kun je erin opnemen wat het budget per bestemming is of welke klasse er wanneer wordt gevlogen. Maar het is zo veel meer. Het is dan ook geen opsomming van alle regels inhoudelijk, maar meer een korte en bondige formulering van de richtlijnen. Hoe werkt het bijvoorbeeld met de aansprakelijkheid als de werknemer besluit om een paar vrije dagen achter de zakentrip aan te plakken? Welke rol speelt duurzaamheid in dit verhaal? De afdeling inkoop kijkt vooral naar de prijzen en besparingen, maar het reisbeleid is meer dan dat. En ja, dat is ook zo als het binnen jouw bedrijf vooral om cijfers gaat. Want hoe officieel een reisbeleid ook is, het gaat nog steeds om mensen die reizen maken, dus dat mag zeker niet vergeten worden..

Hou rekening met alle drie de fases van de reis

Het plannen van de trip is slechts één fase. In een reisbeleid staan alle drie de fases opgenomen:

• Pre-trip: wat zijn de risicogebieden? Mocht het gebied gevaarlijk zijn, is het dan nog wel verantwoord om erheen te reizen? Verder is dit de fase waarin je de trip gaat boeken. Hier spelen dus de bekende factoren mee: hoe zit het met de stopovers, reistijd en klasse?
   
• Tijdens de trip: wat gebeurt er als de werknemer ziek wordt? Wat als hij of zij onverhoopt overvallen wordt of bijvoorbeeld een gevaarlijk virus oploopt? Dit soort dingen moeten ook in het reisbeleid opgenomen worden. Wie is er bijvoorbeeld aansprakelijk, wie draait er op voor de ziektekosten en wat is de procedure?
   
• Post-trip: nadat de werknemer (hopelijk veilig!) is teruggekomen, is het nog niet voorbij. Een reisbeleid is namelijk een dynamisch document wat aangepast wordt op nieuwe kennis. Stel dat de werknemer aangeeft dat het heel erg slecht gesteld is met de veiligheidsnormen en wat verhalen erover vertelt waaruit blijkt dat het veel onveiliger is dan aanvankelijk wordt gedacht, dan is het wellicht relevant om dit als risicogebied te markeren. In je reisbeleid neem je dan op dat hier niet meer naartoe gevlogen mag worden omdat het te gevaarlijk is. Maar ook als alles goed gaat, kan de data van deze trip gebruikt worden. Denk aan een verslag van wat de werknemer heeft gezien en gedaan, waarbij hij of zij de kosten verantwoordt. Misschien is het land veel duurder dan vooraf was ingesteld en is het budget voor accomodatie en eten niet meer realistisch.

Iedereen is betrokken bij het reisbeleid

We kunnen het niet genoeg benadrukken: het belangrijkste aandachtspunt voor het reisbeleid is dat het belangrijk is voor iedereen. Misschien heeft die marketeer geen zin om een paar meetings hierover te voeren, want zijn afdeling vliegt eigenlijk alleen maar 2 dagen naar Engeland en hij heeft niks te maken met risicogebieden in Afrika of leisure of business class. Maar het is toch belangrijk om iedereen zijn mening hierin mee te nemen en op de hoogte te stellen van het reisbeleid. Als er wél opeens een belangrijke conferentie in Amerika is en iemand van de marketingafdeling wordt bestolen in het hotel, is het belangrijk dat diegene op de hoogte is van de procedures.

Wist je dat je je reisbeleid in kunt voeren bij onze online booking tool? Mocht je nog geen reisbeleid hebben, dan helpen wij je daar graag bij. Neem gerust even contact met ons op.