Waarom je echt niet zonder reisbeleid kunt? En hoe jij er een opstelt.

Is er binnen jouw bedrijf bekend wanneer er business class gevlogen mag worden en wanneer niet? Of welke luchtvaartmaatschappij de voorkeur heeft? Of dat er optimaal gebruik wordt gemaakt van spaarprogramma’s en overige inkoopvoordelen? Of is de bestemming veilig genoeg, moeten er eventueel aanvullende voorzorgsmaatregelen genomen worden?

Wij schatten dat ongeveer de helft van de bedrijven geen reisbeleid heeft. We hebben het zo vaak over een reisbeleid in onze communicatie en blogs, maar wat is het nu eigenlijk? En nog belangrijker: hoe stel jij er een op? Wij zetten alle ins en outs op een rijtje.

Wat is een reisbeleid?

De definitie en de waarde van een reisbeleid hangen heel erg samen. Een reisbeleid is namelijk een document waar de afspraken over reizen in staan opgenomen. Welke afspraken dit precies zijn, dat hangt af van jouw organisatie. Een reisbeleid is veelomvattend en gebaseerd op de branche waarin het bedrijf actief is. Het is eigenlijk een opsomming van alle richtlijnen en regels omtrent reizen; de wederzijdse verwachtingen, rechten en plichten bij het reizen en het verblijf in het binnen- en buitenland zijn hierin vastgelegd.

Waarom is een reisbeleid zo belangrijk?

Veel te weinig bedrijven hebben een reisbeleid, terwijl het juist zo belangrijk is. Een reisbeleid biedt namelijk voordelen voor elke partij. De reiziger weet waar hij of zij aan toe is en het schept ook vertrouwen, want je laat als bedrijf zien dat je om je werknemers geeft. In een tijdperk waarin goed personeel schaars is, is zo’n vertrouwensband van essentieel belang. Deze betere service voor de reiziger is iets belangrijks om naar te streven als HR-afdeling.

Voor het bedrijf schept een reisbeleid duidelijkheid en geeft het inzicht, want nu zijn er vaste procedures en regels voor het boeken en uitvoeren van een reis. De inkoopafdeling is ook blij, want je kunt er ook regels omtrent de kosten in vastleggen. Bijvoorbeeld: er mag alleen business class worden gevlogen wanneer de vlucht langer dan 6 uur duurt. Dan worden er geen overbodig dure vluchten meer geboekt voor de kortere afstanden.

Hoe stel je een reisbeleid op?

Een reisbeleid opstellen is niet 1-2-3 gebeurd en vereist input van meerdere afdelingen. De HR-afdeling kan het beste het voorschot geven, want voor de andere partijen (denk aan marketing of communicatie) is het nut van het reisbeleid wat minder goed zichtbaar.

Het begint allemaal bij de inventarisatie van de reiskosten en een risico-analyse van de bestemmingen waar (vaak) naartoe wordt gevlogen. Als je dat op papier hebt, ben je al een heel eind. Daarna is het belangrijk om de verschillende invalshoeken binnen de organisatie in kaart te brengen. Oftewel: ga met de verschillende afdelingen samen zitten en bespreek wat iedereen in het reisbeleid wil hebben. HR heeft hier weer de leiding en weet uiteindelijk wat er aan de hand is en wat er geregeld moet worden. Het secretariaat is ook een waardevolle bron van informatie, omdat die kan helpen om de ervaringen en wensen in kaart te brengen.

Het is belangrijk dat er een balans is in de belangen van de verschillende partijen. De inkoopafdeling wil het liefst dat er zo weinig mogelijk kosten worden gemaakt, maar soms zijn “financiële kosten” minder waard dan “andere kosten”. Bijvoorbeeld: iemand neemt een goedkope vlucht met een superlange overstap om kosten te drukken, maar komt volledig uitgeput aan op de plaats van bestemming en functioneert niet goed tijdens de meeting (of wat het doel van de reis dan ook is). De HR-afdeling kijkt naar het welzijn van de reiziger en neemt ook de risico’s mee in hun overweging, maar anderzijds is het ook weer niet altijd nodig om een directe vlucht te boeken. Dan zou er in het reisbeleid dus iets moeten staan over wanneer een directe vlucht geboekt wordt of de maximale lengte van de overstap. Zo ook de keuze van een verder gelegen luchthaven om kosten te besparen kan weer teniet gedaan worden door de extra transferkosten naar eindbestemming (laat staan, dure zakelijke tijd). Ook belangrijk is rekening te houden met ticketvoorwaarden: wijzigen en/of annuleren van het ticket en kosten van extra bagage.

Heb jij al een reisbeleid of kunnen we je er nog bij helpen?
Neem vrijblijvend contact met ons op en dan kijken we hoe we jou kunnen helpen om zo’n dynamisch document te maken!